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総務の仕事は「縁の下の力持ち」とも呼ばれたりします。会社によっては経理や人事といった他の管理部門を兼務することもあります。それでは、総務の転職に向いているのはどのような人でしょうか？今回は総務の業務内容や転職に有利な条件について、資格や経験の観点から解説していきます。
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総務の業務内容はバックオフィスを担う管理部門のひとつで、その中でも特に多岐にわたる業務内容があります。ゼネラリストとも言われる部門です。
会社によって業務領域が異なることも多く、同じ業務でも管轄している部門が違うということもよくあります。例えば、同じ管理部門である「経理」や「人事」を兼務して任せられる企業も少なくありません。
「何でも屋」とも言われることのある業務部門ですが、具体的な例をあげると、以下の業務があります。
備品（PC等）管理・・・業務に使用する備品を現場に円滑に手配するよう管理を行う
施設管理・・・オフィスの衛生面での安全管理やメンテナンスを行う
来客・電話対応・・・外部からの代表電話や代表メールが総務部に繋がっている企業では、各担当部署に適切に割り振る
イベント企画・・・社内イベントのスケジュールや予算管理を行う
社内の文書管理・・・備品の発注書や稟議書、社内報などの管理を行う
以上は一般的な総務の業務内容ですが、基本的には会社の従業員みんなが使うものの管理を行います。他にも社員からの「クレーム窓口」を対応することもあり、その業務内容には枚挙にいとまがありません。
しかし、これらの業務内容に共通して言えるのが、現場間あるいは現場と経営層の橋渡し的存在であるということです。まさに円滑な事業活動には総務の活躍が必要不可欠なのです。
先述したように、総務とは社内の従業員が使うものの管理を行う役割を持ちます。
現場間の橋渡し的存在でもあり、円滑に人と人とのコミュニケーションをとれることが大事です。
ゼネラリスト的な役割でもあることから、以下の人材が求められます。
人当たりがよく交渉事を苦にしないこと
様々な業務と兼務可能であること
自分の業務管理が出来ること
総務部は社内で他の部署が担当していないような多種多様な業務が割り振られます。そんな中、ルーティーンワークの他にも突発的な依頼が来てもスムーズにこなせることも重要です。突発的な依頼が割り振られても、嫌な顔をせずにすっと終わらせ、自分のルーティーンワークも問題なくこなすことができればあなたの評価も上がることでしょう。
中途採用である以上、即戦力の経験を持つことも求められますが、それ以上に入社してから様々な業務に適応できること、円滑にコミュニケーションをとって業務を進めていくことが重要視されます。
未経験であっても、これらの素養を持つ人材であれば十分にアピールは可能です。
人柄が重視される総務の転職ですが、当然ながら業務を円滑にこなすために資格の保有は有効です。
様々な業務にも対応できる知的好奇心や向上心のアピールにもなります。
以下に総務の転職に有用な資格の一部を紹介します。
衛生管理者は、従業員に快適な環境で仕事をしてもらうための資格です。
職場環境の整備や改善、社員の過重労働や労働災害を防止することを目的としています。
試験は第一種と第二種に分かれており、第一種は全業種で衛生管理者となることができますが、第二種は一定の業種においてのみ衛生管理者となることができます。
令和元年の合格率は第一種が46.8%、第二種が55.2%です。
マイナンバー実務検定は、マイナンバー法の取り扱いに関する法律です。
2016年から本格導入された資格で、今が旬の資格です。1級～3級があります。
個人情報を取り扱うマイナンバーの知識は現場にいる人も知らないことが多く、アピールになります。
日商簿記は、日々の経営活動を記録する技能です。
一般的に経理職で役立つ資格ですが、中小企業等では総務が兼務をすることもあります。総務の業務が間接的に経理部門に結びつくこともあるので、幅広い業務知識を持っているアピールとしても活用できます。
総務実務としては基礎的な簿記知識が身に付く3級がお勧めです。
直近（令和二年二月）の3級試験の合格率は49.1%です。
社会保険労務士（通称社労士）とは労働・社会保険の専門家です。
労働および社会保険に関する法令の円滑な実施に寄与するとともに、事業の健全な発達と労働者の福祉向上に資することを目的としており、総務の業務内容と密接に結びつきます。
合格率は6.6%と難関資格です。
MOS（Microsoft Office Specialist）とは、マイクロソフトオフィス製品の利用スキルを証明する資格です。
総務において、PCスキルは欠かせないものです。
自身のPCスキルをアピールするためにも、有効な資格でしょう。
前述したように、総務では人と人とをつなぐ役割であり、他人との折衝をこなしてきた経験等をアピールできると、求められる人物像に繋がります。これらをうまくアピールできれば、総務を未経験の方でも企業が求める人材にマッチします。
総務を志望される方は、面接で「何故総務なのか」「新しく挑戦したいこと」を述べると良いでしょう。
総務は「縁の下の力持ち」ポジションであり、人と人とを繋ぐ役割を持ちます。
その業務は多岐にわたるため、幅広い業務を学ぼうとする意識が大事です。
また、他人との折衝を苦にせず、円滑に業務を進めることのできる人材が好まれます。
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