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名称は違っても大半の企業で存在する「人事総務」という部署。実際にどんな役割を担っているのか、どんな業務内容なのか、詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。企業における縁の下の力持ちともいえる人事総務は、その発展に欠かせない重要な存在です。今回は人事総務の役割について解説していきます。
企業活動を支え、組織を発展させるための基盤をつくるのが人事総務の役割です。製造や制作のように何かを生み出す仕事ではなく、営業や販売のように直接的に利益をあげる仕事でもありません。一見すると地味な業務が多く成果が見えにくい反面、人事総務の頑張りによって魅力的な企業ができ、最終的には企業イメージや業績アップにつながるという大きなやりがいがあります。
人事と総務は全く別の仕事ですが、企業に必要な管理業務を担うという意味で一緒にされることも多々あります。他方で、それぞれが独立して存在する企業もあれば、総務課の中で採用担当、労務担当、広報担当など担当がわかれている企業もあります。中小企業であれば事務職が人事総務に関するすべての業務を担うケースもあります。あくまでも名称は企業が独自につけるものなので、重要なのは業務内容です。転職の際などにはよく確認が必要です。
人事は人材に関する業務をおこなう部署です。大きな役割は人を採用し、育成や人員配置をおこない、正しく評価することです。人材は企業の発展に不可欠です。優秀な人を探して自社のアピールをおこなうことで入社を促します。入社後は教育や研修を通じ、企業目的を理解して行動できる人材に育てあげます。適した部署への配置や正当な評価によって社員が能力を十分に発揮し、モチベーションをあげ、安心して仕事に励んでもらえば、いっそう企業の発展に寄与してくれます。
人事の業務には次のようなものがあります。
上層部や他部署の業務が円滑にまわるようサポートし、各部門を取りまとめるのが総務の役割です。企業の中にいくら優秀な部署が多く存在していても、それぞれが勝手なことをすれば利益につなげることはできません。総務が社内の旗振り役を担うことで各部署が連携し、業務が円滑に進んでいきます。
社員が安心して働けるようにサポートするのも総務の役割です。電話応対や備品管理などの雑用と呼ばれる業務であっても、それを担う人がいなければ、各部署では通常業務に専念できないでしょう。誰かがやらなければならない業務を広く担い、全社員のサポートをするのが総務です。
総務の業務は多岐にわたっているのが特徴です。企業によって異なりますが、たとえば次のような業務があります。
人事には高いコミュニケーション能力が必要です。採用活動においては限られた時間の中で応募者へ適切な質問をおこない、言葉を引き出し、人物像を見極める必要があります。採用が決まった後には条件面のすり合わせをすることもあるでしょう。社内向けにはハラスメントなどの労働トラブルが発生した際に当事者の主張を聞き、円満な解決へ導くことが求められます。
時代にあった働き方への理解が深いことも大切です。少子高齢化の影響で優秀な人材の確保は以前よりも難しくなっています。転職も当たり前になっているため教育や評価体制が十分でないとすぐに人材が流出するリスクがあります。働き方改革の影響もあり残業時間ではなく成果で評価される時代になっているため、評価基準の構築も重要な課題です。
「社内で困ったら総務に聞け」といわれるほど幅広い業務を担う総務は、臨機応変に対応できる力が必要です。細かな依頼も多いため、フットワーク軽く迅速に片づけてくれる人が好まれるでしょう。他部署の人から「担当部署がわからない」という質問を受ける機会も多いので、社内でどの部署が専門なのか体制を熟知していることも大切です。
専門的な知識が問われる業務も多数あります。典型的には社会保険の手続や勤怠管理、給与計算などの労務です。場合によっては年末調整や法定調書の作成もおこないます。これらは法律や手続の知識がないと正しい処理ができず、法改正もしばしばあるため入社後も勉強が必要です。
他にも給与計算など必ず締め切りがある業務が多いので、スケジュール管理をしっかりおこない、進捗状況に応じて上司へ報告するマメな対応も必要となります。
人事総務の役割をまっとうできるのは、特別な能力を有している人よりも、常識があり他の社員の模範となる人材です。労働者名簿や給与データなどの個人情報や契約関係の情報も扱うことから、周囲がよく見え、注意深い人材が望まれます。
ルールを守るという意識が高い人も適しています。たとえば他部署だと「ほとんど見ない」という人も多い就業規則ですが、人事総務の社員たちは社内ルールを熟知するため就業規則が手放せません。1年でボロボロになるまで読み尽くしているほどです。
また社内外の人と幅広く調整をおこなうことから、コミュニケーション能力は必須です。周囲と協力してチームで対応するという意識も必要でしょう。
人事総務の役割は企業内の活動を円滑に進め、経営陣および他部署のサポートをすることです。魅力的な企業づくりの基盤となる部署として求められる役割は大きいといえるでしょう。ひとくちに人事総務といっても、企業によって業務内容や期待される点、必要なスキルは異なります。転職の際には応募先でどんな役割が求められるのかをよく確認しましょう。
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