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事務所で人を雇用したり離職したりするときに必要な「雇用保険」の手続き。労働者を雇用する時は、その業種、規模等を問わず、農林水産業の一部を除いて、すべての業種で雇用保険に加入する必要があります。本記事では、雇用保険の加入条件、必要な書類、手続きの方法などについて解説します。
退職した時に役立つ「失業手当」。「仕事がなくなったときに備える公的保険」として次の仕事が見つかる失業中の経済的な負担をカバーしてくれる心強い存在です。
雇用保険は、労働者の権利を守るための重要な制度であることから、労働者を雇用する企業や団体は、原則としてその意志にかかわらず雇用保険の被保険者となります。
ただし、1週間の所定労働時間が20時間未満である方（パートタイマーなど）や同一の事業主に継続して31日以上雇用されることが見込まれない方（短期採用など）は、雇用保険の適用除外となるなど、雇用形態等により被保険者とならない場合もあります。
事業所にて雇用保険の手続が必要なのは「従業員をはじめて雇用した時」「従業員を雇用した時」と「従業員が離職した時」です。担当者が行うべき手続きについて、順を追って説明していきましょう。
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まず、手続きが発生するのは、従業員をはじめて雇い、「雇用保険適用事務所」になったときです。
雇用保険は強制加入なので、対象となる従業員を雇用した場合には、事業所を管轄しているハローワークへ「雇用保険適用事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しなければなりません。
「雇用保険適用事業所設置届」は該当事務所になった翌日から10日以内に提出する必要がありますが、それ以降の提出は不要です。
一方の「雇用保険被保険者資格取得届」は被保険者となる従業員を雇用した翌月の10日までに、その後も人を雇い入れるたびにハローワークへ提出しなければなりません。
手続きが完了するとハローワークから「雇用保険被保険者証」が交付されます。これはきちんと雇用保険の加入手続きがなされたことを確認できるようにするためのものなので、必ず本人に渡しましょう。
参考
・雇用保険の事業所設置の届出 e-gov
・雇用保険被保険者資格取得届 e-gov
従業員が離職する際にも、事務所側が雇用保険に関する手続きを行う必要があります。
従業員が退職し、雇用保険の被保険者でなくなる日の翌日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークに提出することが必要です。
事務所側が離職証明書を提出すると、ハローワークから「離職票」が発行されます。「離職票」は、退職者が失業保険の給付金を受け取るために必要な書類ですので、できるだけ早く郵送しましょう。
参考：雇用保険被保険者資格喪失届（離職票交付あり） e-gov
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従業員の雇用形態が変わり、雇用保険の基準に該当するようになった、もしくは雇用保険の基準から外れた場合もその都度手続きが必要です。
例えば、パートやアルバイトの方が、途中で正社員になったり、シフト勤務の関係で、契約上の労働時間が増加して雇用保険の対象となったりした場合は、加入手続きが必要になります。
しかし、繁忙期のみ労働時間の条件を満たすというような場合は除きます。あくまで会社と契約した所定勤務条件が変わった時になりますので注意しましょう。
逆に、雇用保険の対象から外れた場合についてですが、例えば勤務時間の変更で時間削減されるなどした場合、勤務時間が変更になった前日に離職したものとみなし、被保険者資格喪失手続きができます。
すると、退職してはいませんが、離職票が発行され、原則として離職日の翌日から1年間の失業給付を受け取れる資格が生じます。しかし、失業給付というのはあくまで求職活動を行う間の制度のため、同じ場所でずっと働き続ける場合は雇用保険の給付を受け取ることはできません。
事業者は、被保険者資格を有する労働者を、必ず雇用保険に加入させなければならないと決まっています。
もし、事業者が被保険者資格のある労働者を雇用保険に加入させる義務を怠ったときは、懲役6ヶ月以下もしくは罰金30万円が科せられることがあります。（雇用保険法83条1号）。
しかし、雇用保険加入については意図的ではなく担当者のミスもあるので、この罰則規定については、労働局より指導・勧告などを受けても是正されないような悪質な企業において適用されることが多いようです。
従業員の雇用と離職の際には、雇用保険を含め煩雑な手続が多いですが、それぞれ期限のあることなので、処理を行うべき内容や必要書類、期限を一覧にしておくなど、業務フローを明確にし、担当者ごとにタスクの管理をわかりやすく見える化するのもおすすめです。
管理表は個別ファイルではなく、共有ドライブに格納するようにし、人事管理システムなどを利用して担当者間での情報共有を図り、しっかりと管理して漏れがないようにしましょう。
これまでは、企業目線で雇用保険についての手続きをお伝えしてきましたが、いざ自分が転職するとなると、どのような手続きが必要なのでしょうか？
退職時に行う手続きと、入社時に行う手続きに分けて解説します。
雇用保険被保険者証とは、加入条件を満たしている場合に、事業者側は発行するものです。雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する役割を持ち、発行されてからは事業者側によって保管され、退職時に本人に渡されます。こちらを、住民を管轄するハローワークに持っていき、窓口にて提出します。
また、万が一雇用保険被保険者証を紛失してしまった際は、ハローワークにて再発行してもらうことができます。
退職後に失業給付金を申請する際は、会社から受け取った離職票を自らハローワークに提出する必要があります。ハローワークは離職票に基づいて失業給付金を支給する手続きを始められるので、忘れずに提出しましょう。
入社してからは、前職で雇用保険に加入していた証である「雇用保険被保険者証」を新しい会社に提出する必要があります。これは、新しい会社でも引継がれる、雇用保険の被保険者番号を確認するために必要な作業なので、忘れずに提出しましょう。
いかがでしたでしょうか。従業員を雇用する際は必ず加入が必要となる雇用保険。万が一雇用保険に加入していない場合は罰則を受けることもあるため、担当者はミスをしないよう情報共有のシステムを確立したり、タスクを明確にしたりして確実に手続きをおこなえる状態にしておく必要があります。
また、従業員を初めて雇用する場合、離職する場合、パートから正社員など雇用形態が変化する場合によって提出すべき書類は変わってきますので、しっかりと確認をしましょう。
その他に問うコラムでは雇用保険への加入が遅れてしまった場合にどう対処するかや、雇用保険と同様に加入義務のある社会保険についてまとめた記事を公開していますので、併せてご覧ください。
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