賃金台帳は給与明細で代用できる？賃金台帳の記載事項とチェックポイントを解説します！

賃金台帳の記載内容は給与明細と変わらないから、わざわざ賃金台帳を作成しなくても給与明細で代用できる、という話も聞きますが、本当に代用可能でしょうか。
今回は、賃金台帳と給与明細の違いを紹介するとともに、賃金台帳の記載事項と必要性、チェックポイントについて解説します。

• 賃金台帳とは
• 賃金台帳は給与明細で代用できない
  • 賃金台帳は法定3帳簿の1つ
• 賃金台帳の対象となる労働者
  • 管理監督者の記載内容
• 賃金台帳の記載事項
  • 労働日数・労働時間数
  • 残業時間・休日・深夜労働時間数
  • 基本給・諸手当・その他の賃金ごとの金額
  • 税金などの控除の金額
• 賃金台帳の保存期限
  • 賃金台帳の保存方法
• 賃金台帳を作成・保存しなかった場合は
• まとめ

賃金台帳とは

賃金台帳とは、従業員の「賃金額やその計算基礎、控除額」などを記載した帳票で、労働基準法108条では企業に対して事業場単位での作成・保存を義務付けています。

（労働基準法第108条）
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

賃金台帳に所定の項目が記載されていれば、様式の指定はありません。賃金台帳の見本は下記リンクを参照ください。

参考：賃金台帳（常用労働者）｜厚生労働省
参考：賃金台帳（日々雇い入れられるもの）｜厚生労働省

賃金台帳は給与明細で代用できない

給与明細は、「賃金額やその計算基礎、控除額」などが記載された帳票で従業員ごとに作成・交付します。賃金台帳は、全従業員の給与明細を一覧にしたものというイメージです。

賃金台帳と給与明細の記載内容は共通する項目が多く賃金台帳は一覧にする必要もないので、賃金台帳を作成せず給与明細で代用している会社もあります。

しかし、賃金台帳で記載が必要な労働時間・残業時間などは給与明細に記載されていないことが多いため、給与明細とは別に賃金台帳の作成が必要となります。

賃金台帳は法定3帳簿の1つ

賃金台帳は、労働基準監督署の臨検（立ち入り検査）があった場合に提出しなければならない重要な帳票で、作成・保存を怠ると罰則を科せられることもあります。

同様に労働基準法で作成・保存が会社に義務付けられている帳票に、「労働者名簿」と「出勤簿」があり、賃金台帳を合わせて「法定3帳簿」と呼ばれています。

● 労働者名簿：労働者の氏名や採用日など、労働者に関する情報を記載
● 出勤簿　　：従業員の出社・退社時間や休暇など、労働時間に関する情報を記載

労働者名簿と出勤簿についても、労働基準監督署の臨検時に提出が必要で作成・保存を怠ると罰則があります。

賃金台帳の対象となる労働者

賃金台帳の対象は、正社員やアルバイト・パート、日雇い労働者などすべての従業員です。会社の代表者や役員については、残業代などはありませんが社会保険（健康保険・厚生年金）の加入対象であるため賃金台帳への記載が必要となります。

管理監督者の記載内容

労働基準法第41条に定める管理監督者（※）は、労働基準法の労働時間に関する規定は適用されないため、「時間外・休日労働時間数」は記載不要です。しかし、管理監督者も深夜労働の規定は適用されるので「深夜労働時間数」は記載が必要です。

（※）部長・工場長など労働条件の決定・労務管理について経営者と一体的な立場にある者。

賃金台帳の記載事項

賃金台帳の記載事項は、下記の通り定められています。

● 氏名
● 性別
● 賃金計算期間
● 労働日数
● 労働時間数
● 残業時間・休日出勤・深夜労働時間数
● 基本給・諸手当・その他の賃金ごとの金額
● 税金などの控除の金額

労働日数・労働時間数

労働日数・労働時間数は、休日出勤や残業を含めた実労働日数・実労働時間数を記載します。

残業時間・休日・深夜労働時間数

休日出勤・残業・深夜労働があった場合は、休日労働時間数・残業時間・深夜労働時間を記載します。

基本給・諸手当・その他の賃金ごとの金額

基本手当とその他の手当、時間外手当は区分して記載します。通貨以外の支給がある場合はその評価額も記載が必要です。

税金などの控除の金額

賃金からの控除があれば、項目ごとに控除金額を記載します。給与から控除できるのは労働基準法で下記に限定されています。

● 法令に別段の定めがある場合：税金、社会保険料など。 ● 労使協定がある場合：社宅・寮・厚生施設の費用、社内預金、組合費など。

賃金台帳の保存期限

賃金台帳の保存期限は、賃金台帳に最後に記載した日（起算日）から3年間です。法定3帳簿の「労働者名簿」や「出勤簿」も保存期限は3年間ですが、起算日が異なるので覚えておきましょう。

● 労働者名簿：退職や解雇・死亡の日から3年間
● 出勤簿：最後の出勤日から3年間

ただし、退職金の支払い記録については、退職手当の請求時効が5年であるため、5年間は保存しておきましょう。

賃金台帳の保存方法

賃金台帳は、労働者名簿とあわせて作成・保存することが可能です。保存期限は、賃金台帳と労働者名簿それぞれの保存期限の長い方（一般的には賃金台帳の保存期限）です。

また、下記要件を満たせば賃金台帳を電子データで作成・保存することも可能です。

● 必要な記載事項が保存され、画面上に表示し印字することができること
● 労働基準監督署の臨検時などで、すぐに必要事項が明らかにされ提出し得ること
● 誤って消去されないこと
● 長期にわたって保存できること

賃金台帳を作成・保存しなかった場合は

賃金台帳を作成・保存しなかった場合は、労働基準法に違反し罰則の対象となります。

労働基準監督官の臨検時などで、賃金台帳の作成・保存に不備があることが判明すれば、労働基準監督署から是正勧告があります。

是正勧告に従わなかった場合には、労働基準法第120条により、場合によって30万円以下の罰金を科せられる可能性もあります。

まとめ

賃金台帳は、従業員の「賃金額やその計算基礎、控除額」などを記載した帳票で、労働基準法で作成・保存が義務付けられています。

賃金台帳は労働者の賃金管理のために使用するだけでなく、労働者名簿と出勤簿と併せて「法定3帳簿」と呼ばれる重要な書類で労働基準監督官の臨検時に提出が求められます。

労務管理上のベースとなる書類であるため、正確に作成し保存しましょう。