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「人事考課を実施しようと思っているが、どのように実施すべきか分からない」と悩んでいる企業の管理職や、経営者の方もいるのではないでしょうか。
人事考課を実施するにあたり大切なのは、実施時期や評価基準、運用方法です。
今回は、いつ人事考課を実施すべきか、評価基準や運用方法などを詳しく解説していきます。
人事考課は、英語でpersonnel evaluationもしくはpersonnel ratingといいます。人事制度の一環で、社員の貢献度や業務遂行における目標の達成度合い、本人の能力などを、組織が定めた一定の方式に従って評価する制度のことです。官公庁などでは勤務評定ともよばれることも。
「人事考課」と並んでよく使われる「人事評価」とは明確な意味の違いはなく、
実務上、ほぼ同義で使われるといって良いでしょう。
人事考課は一定期間（1年、半年、四半期など）に一度行われ、昇進・昇格、配置・異動、教育訓練などを行う際の判断基準ともなります。人事考課を適切に行うことは、社員の業務や自身の成長に対するモチベーションアップ、今後の働き方やキャリアについての見直しを図るといった目的もあり、その制度についてはかねてより様々な試行錯誤が行われてきました。
まず、人事考課を実施するタイミングについて話す前に、人事考課を実施する目的を2つお話します。
1つ目の目的は、会社が従業員に期待している行動や成果を理解してもらうことが挙げられます。
人事考課は、ただ昇給や給料を査定するだけではありません。
その他にも、大切な目的があります。
従業員の行動や成果を重要視したいと考えている企業にとっては、会社の基本指針である経営理念や経営計画、行動指針を人事評価制度に取り入れることが大切です。
2つ目の目的は、従業員の評価や行動を適正に評価することが挙げられます。
全従業員に適正な評価を行うことで、モチベーションアップに繋がります。
しかし、人事考課が導入されずに従業員に個別評価を適当にしていたら、行動や成果に対してブラックボックス化する恐れがあります。
そうなってしまっては、不平等な扱いを受けていると感じる従業員が出てくるかもしれません。
そのため、会社としてきちんと評価を行う姿勢を見せることが大切です。
また、評価者や考課者が適正な評価ができるように訓練することも忘れてはなりません。
人事考課時期は、会社にもよりますが通常年に2回あります。
1回目は上半期にあたる4月～9月、2回目は下半期に10月～3月。
そして、人事考課の実施期間は上半期は10月、下半期は4月にあたります。
また、人事考課制度を整備にする際には、会社の決算期間と連動させることが大切です。
人事考課期間と会社の決算期間は一致させるべきで、目標管理制度や業績評価を取り入れる場合は、ほとんど必須事項になります。
人事考課で、具体的に何を評価すればいいのでしょうか。
ここでは、人事考課で評価者が見るべき評価基準を3つ紹介します。
1つ目の評価基準として、仕事における成果が挙げられます。
一番分かりやすい指標でしょう。
期が始まる前に目標設定を行うかと思いますが、事前に設定した目標に対してどのくらい達成できたのかを見るシンプルな評価基準です。
ここでは、KPIなどの数値で測れる定量的な業務成果だけでなく、その目標を達成するために従業員が取り組んだ内容や、業務姿勢も評価になることもあります。
2つ目の評価基準として、従業員の能力が挙げられます。
たとえ成果が同じくらいでも、目標達成のための過程が困難な業務を遂行した従業員に対して、より高い評価を下すことがあります。
元々持っている能力だけでなく、目標達成のために資格取得や、新たなスキルの習得をした場合、それを評価する場合もあります。
3つ目の評価基準として、成果や能力だけでなく情意が挙げられます。
情意とは、周りへの接し方や対応の仕方などを言います。
主に、以下の4つの要素を見ます。
● 規律性
● 責任生
● 積極性
● 協調性
このような内容も、従業員の評価として参考にすることもあります。
情意考課は、自己評価や上司からの評価だけでなく、同僚や部下の評価も入るのが一般的です。
人事考課制度を運用するにあたって、やるべきことがいくつかあります。
ここでは、具体的な運用手順を紹介します。
まずは、評価基準となる各社員の目標設定を行います。
対象期間に達成すべき目標を上司と相談し、どちらか一方が決めるのではなく、お互いに納得して目標を決めるのが通常です。
この際に、明確な目標を立て、その目標を達成するためのKPIも決めておくと、期が終わったタイミングで振り返りがしやすくなるメリットがあります。
しかしこの場合、数値目標だけでなく、業務プロセスの評価や、業務に役立つ資格などの自己研鑽に関する目標など、全方位的に評価基準を定めておく必要があります。
また、目標を達成した場合の評価基準設定についても、目標と同じくらい重要です。特に、目標達成率がインセンティブボーナスなどと連動している場合は、限度額や最低評価をどこまでにするかという事も目標設定時に確認しておく必要があります。
プロセス評価などは、往々にして評価基準が曖昧になり、上長にからの好感度で評価が変わってしまうようだと、ハラスメントの温床ともなりやすくなります。ここは全社統一基準として、人事部門がきちんと設計・明確化すべきでしょう。
続いて、社員自身が自身の目標に対して自己評価を行い、その後直属の上司との面談にて主に以下の内容を振り返ります。
● 達成できたことや
● 達成できなかったこと
● KPIに沿った行動がしっかり取れていたか
● 良かったこと
● 反省点
● 今後にどう活かすか
振り返りが終わったら、上司が部下の評価を下します。
企業によっては、さらに上層部や他部署の責任者間で話し合いの時間を設けて、二次評価を下すケースもあります。
評価が決まったら、上司からフィードバックがあります。
良かった点や改善すべきところ、次の期の目標や今後に期待する内容についての話をします。このフィードバックは、社員のモチベーションを上げるためにも非常に重要なプロセスです。
例えば、業績は十分達成していても、遅刻が多かったり、チームを出し抜くなどの協調性を欠く行動が著しかったりといった場合は、業務への姿勢を評価することは難しいです。こうした普段の態度などをどう改めてもらうかなど、管理職としての力量が問われる場面です。
この記事では、人事考課の目的や実施時期、導入後の運用方法について紹介しました。
人事考課は、その組織で働く従業員にとって、昇進、異動、給与や賞与額など大きな要素を担うものを決める制度であり、長期的には社員を育成するという目的もあります。
従業員をどのようにしたら公正に評価し、適切に処遇することができるかという課題について、自社の基準と評価方法を常に見直しながら、運用しなければなりません。
人事考課の実施期間は年2回に分けて、会社の決算期間と連動させるのがポイントになってきます。
せっかく適切なタイミングで実施しても、導入後の運用がしっかりできなければ意味がないため、具体的に何を見るのか評価項目を決めておくことも大切です。
ぜひ、この記事を参考に人事考課を上手く実施してみてください。
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