就業規則が持ち出し禁止なのはなぜ？

従業員に周知すべき「就業規則」。しかし「じゃあ自宅でゆっくり内容を確認したい」と持ち出すのは禁止されているケースがほとんどです。今回は、就業規則が持ち出し禁止になっている根拠と、実際に就業規則の内容を確認したいときの対応について解説します。

• 就業規則には周知義務がある
• 就業規則の社外への持ち出しを禁止するのはなぜ？
  • （1）就業規則と実際の就業状況が乖離している
  • （2）社外秘として重要文書扱いにしているから
• 就業規則の持ち出し禁止は違法なの？
• 就業規則はコピーできない？写真を撮るのもダメ？
• 最終的手段は労働基準監督署へ

就業規則には周知義務がある

常時10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないと定められています。

さらに、作成した就業規則については、労働基準法第106条１項、および労働基準法施行規則第52条の２により、次の方法により労働者へ周知しなくてはなりません。

①常時作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付ける
②書面で交付する
③磁気ディスク等に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

周知とは「あまねく知らせる」ことなので、労働者が見やすい状況にしておくことが大事です。最近では①や②のように、紙ではなく、社員がアクセスできるデータベースなどにPCから閲覧できるようになっている③のケースも多いです。

しかし、就業規則を会社でゆっくり確認しようと思っても、業務中はなかなか難しいので、自宅で読みたいと思っても、持ち出し禁止となっているケースが往々にしてあります。

就業規則の社外への持ち出しを禁止するのはなぜ？

「就業規則を持ち出しできない」という場合、何とか時間を作って社内で確認する必要がありますが、そもそもどうして会社は就業規則の持ち出しを拒むのでしょうか。

考えられる理由は2つです。

（1）就業規則と実際の就業状況が乖離している

常時10人以上の従業員を使用する使用者は、作成した就業規則を所轄の労働基準監督署長に届け出する義務があります。つまり、就業規則に定められている内容は、労働基準法をはじめとした法令に準拠しているはずです。

しかし、実態としては、いわゆるブラック企業的な働かせ方をしており、就業規則の定めた内容と異なっているケースは後を絶ちません。
例えば、定められた定時の時間を延ばして運用したり、残業代を定額にしたり、有給休暇や産休・育休などを取らせなかったりなどです。

このような状況の場合、従業員が就業規則を持ち出しして内容を確認されては困るため、持ち出しを禁止する以外に、就業規則自体を社長の席の近くや、管理職の机の引き出しの中など「周知」とはいえない状況で保管しているケースもあります。

下手に内容を確認されて、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談されては困るということから、持ち出し禁止にしているのです。

（2）社外秘として重要文書扱いにしているから

特に就業規則と労働環境に問題がなくても、就業規則を持ち出し禁止にしているパターンもあります。
就業規則は、社内文書のひとつです。そのため、会社として社外持ち出し禁止とするのは法律で禁止されていません。就業規則には賃金条項など会社の機密事項も含まれます。社内の情報をむやみに持ち出されないように、文書管理規程などで禁止にしているケースです。

就業規則については、法的な周知義務はありますが、それは社内のこと。社外への持ち出しについてはそれぞれの会社で定めることができます。

しかしこのケースの場合は、周知については問題なくおこなっているはずなので、休憩時間などに確認することはスムーズにできるはずです。

就業規則の持ち出し禁止は違法なの？

自社の就業規則を社外秘扱いとして、社外への持ち出し禁止を決めたり、あるいは社外の第三者への開示を禁止とすることは法律で禁じられてはいません。
また、持ち出し禁止を破って外部に持ち出した場合や、コピーをした場合の罰則を定めることも自由です。
ただし、それは企業が就業規定に則って、適切に労働者を処遇している場合です。

もし、深刻な労働トラブルが生じており、弁護士や社労士などの専門家に就業規則を見せるために、禁止を破って持ち出したらどうでしょうか。

確かに、就業規則に定められた「社外秘の文書持ち出し」に該当するかもしれませんが、もともとの原因は、会社が適切な労務管理をおこなっていないこと。仮に会社が懲戒処分をおこなったとしても、裁判などでその処分が覆る可能性は非常に高いです。

最近では、就業規則のように、もともと従業員に周知すべきものを、持ち出し禁止にしているというのは本来であればおかしい話で、企業は従業員をどのように遇しているのかは、積極的に開示すべきだという意見も見られるようになってきています。

就業規則はコピーできない？写真を撮るのもダメ？

就業規則について、持ち出し以外にもコピーや写真を撮るのも禁止している場合があります。このあたりの解釈は非常にグレーなところです。
就業規則の持ち出し以前に、もし会社のコピー機を使ったとなると「会社の設備の私的利用」と問われるかもしれません。

じゃあスマートフォンで写真をといっても、会社の中でのスマートフォン利用を禁じていたり、社内の写真を撮ったりすることを禁じている場合は、別の処分が科される可能性があります。

本来であれば、持ち出しも、写しを取ることも、写真を撮ることも問題はないはずなのですが、このあたりは会社の他の規定なども確認した上でおこなうのが無難です。

最終的手段は労働基準監督署へ

就業規則について、持ち出し以外にもコピーや写真を撮るのも禁止されている場合の最終手段は、管轄地の労働基準監督署で、就業規則の閲覧の請求をすることです。

しかし、会社で就業規則は周知しているはずであり、それ自体をおこなっていないことが違法と解釈され、会社に調査が入る可能性があります。

この手段は、会社の人事部などに事前に請求して、断られたという事実をもってからおこなうべきでしょう。