総務って何をしているの？仕事内容について詳細解説！

総務部というところは、どんな仕事をしているかわかりづらいという声があります。それは、ひとくちに総務と言っても会社によって全然違う役割をもっているからです。そこで、今回は総務は具体的にどのような仕事をしているのか、例を挙げて解説していきます。

• 総務社内環境を整える縁の下の力持ち
• 大企業の総務は担当業務が限られやすい
• 中小企業の総務は「なんでも屋さん」
• ベンチャー企業では総務の役割を作っていく
• まとめ

総務社内環境を整える縁の下の力持ち

総務のお仕事が何をやっているか分かりづらいと思う方もいると思います。総務の仕事は企業によって異なり、場合によっては人事部や経理部といった部署と一緒にされている場合があります。

一例として、総務の仕事としてよくあるものを挙げてみると、以下のようなものが多いでしょう。

・社内の備品管理（デスク・ロッカー・プリンタ・リースカーなど）と購買・契約
・固定資産管理
・オフィスの不動産契約
・オフィス移転に関する引っ越し対応
・リース対応
・イベント・会議などの会場準備
・社内行事の運営
・文書管理

※経理部門が対応する場合がある業務
・給与計算
・年末調整

※人事部門が対応する場合がある業務
・労務管理
・福利厚生制度の対応

※広報部門が対応する場合がある業務
・株主総会対応
・IR・社内外の広報
・企業WEBサイトの管理運営

※法務部門が対応する場合がある業務
・自社の契約書管理
・裁判対応

※システム部門が対応する場合がある業務
・社内システムの統制
・社内のPC管理

など

ざっと見ただけで、総務の仕事がいかに多岐にわたっているかわかりますね。

総務の中で一番核となる業務は「就業環境を整える」ということ。たとえば、就職・転職した先で、当たり前のようにあなたのデスクやPCなど、あなたが業務に使うものが用意されていますが、あれらは所属部署や人事から申請を受けた総務部門が準備しているのです。

出社しているオフィス空間は、総務部が不動産会社と契約して準備したものですし、業務に必要なコピー機やプリンタ、営業回りのリースカーなど、業務に必要なものの準備に広く関わるのが総務部のメイン役割と言えます。

大企業の総務は担当業務が限られやすい

対応すべきオフィスや社員数が多い大企業では、上記の役割については細分化され、担当者は専門的な業務をこなすことになります。

例えば、リース担当になったら、全ての部門にまつわる、リース物件を相見積もりして、契約したり、管理したりというように。対応すべき先が多いため、必然的に専門家になっていくのです。

コピー機の導入一つにとっても、コピー機の機能とリース価格、トナーなどの消耗品の価格などを比較し、どのくらいの機種を導入するのが一番コストパフォーマンスが良いかという基準を作り上げ、それぞれの部門に通達したり、場合によっては全社で一斉に契約を引き受けたりなどをおこないます。

大企業であれば、什器とともに消耗品も一括で納品できたらリース会社にとっても美味しい話です。そのため、各社ともに特別価格を出してきます。金額について各業者から見積もりを取り、一番良いコストパフォーマンスを出した会社と契約するといった、一連の対応が含まれることから、総務部は納品業者からのリベートなどの不正を持ちかけられやすいという立場です。

企業側でも、高額な契約の場合は、決裁をいくつも通したり、場合によっては役員稟議までかけるという手間をかけます。大企業の総務部門は、絡む金額が大きいだけに、高い倫理観も求められると言えるでしょう。

中小企業の総務は「なんでも屋さん」

中小企業の場合は、ひとつひとつの業務ボリュームは小さくても、上記にあるような役割を全部担わされることも少なくありません。

結果的に、人事や経理、広報やシステム部門にまでまたがるような、幅広い業務をいやでも経験することになるので、自分の適性がわかりやすいです。

社内のみんなから頼られる人材として、組織運営に不可欠の人材になることも可能でしょう。また、次に転職するときに、その中で自分に向いている業務を専門的に扱う求人に応募するという手もあります。

ベンチャー企業では総務の役割を作っていく

起業したばかりのベンチャー企業では、前例のないことが多いです。例えば、働くオフィスにしても一から物件を検討したり、どんなPCを従業員に配布するかなど、全てを白紙の状況から始める必要があります。

ベンチャー企業における総務部というのは、中小企業以上に「何でも屋さん」ではありますが、逆に業務や組織を実情に合わせて作り上げることも可能です。
社長とも距離が近いので、コストパフォーマンスに優れ、効率もアップするような策はどんどん提案してみましょう。

すでに決裁ルートができあがってしまっているような大企業より、自分たちで企業を作り上げていく楽しさがあるといえます。

まとめ

総務部と一口に言っても、その業務内容は幅広いです。特に企業の規模によってその役割が大きく異なります。求人情報を見るときは、自分が望む業務や働き方についても良く確認してから応募するようにしましょう。

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