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総務の転職に成功するためには、自己PRを適切に行うことが大切です。「採用したい！」と思ってもらうためには、総務職がどんな仕事をしているのか、どのようなバックグラウンドが活かせるのかを認識しておく必要があります。今回は、そんな総務への転職における自己PR方法について解説します！
総務がどんな仕事をしているのか、総務職として働いている方はご存じでしょう。ただ、自己PRを作るにあたり、どのような仕事をしているのかを正確に理解しておくに越したことはありません。
ですので総務の経験の有無に関わらず、まずはその仕事内容について確認していきましょう。
総務の仕事は、受付・窓口業務や備品管理、社内のクリンリネスの維持のような日常業務から、下記のようなスケジュールに基づいて行う定型業務まで多岐にわたります。
他にも社内イベントの企画や、公式SNSの運用などの仕事を行うこともあれば、ご紹介した給与や労働関連の業務は労務職が行うこともあり、企業によって大きく役割や業務が変わるのが特徴と言えます。エントリーしようとしている企業における総務の役割は、自己PRや志望動機を書く前に必ず確認しておくべきです。
総務職は管理部門における様々な業務を担当するため、活かせるバックグラウンドについても多種多様にあります。むしろバックグラウンドに合わせて、総務の中でもどんな役割を果たしてほしいか、採用側が検討するケースもあります。
それでは、具体的にどんなスキルや経験、資格が活かせるのでしょうか？
総務職で特に評価されるのは、マルチタスクスキル、コミュニケーションスキル、PCスキルの3つです。
これらのスキルに関しては、総務に関連した仕事を経験していなかったとしても、学生生活や社会人生活の中で発揮した経験をアピールすると評価されやすいです。
もちろん総務職を含めた経理・法務・労務・人事などの管理部門の経験は活かせます。
また、事務の経験やサービス業の店長経験なども評価される傾向にあります。
総務で資格を持っていないと行えない業務は基本的にありません。ただ、持っていると有利になる資格は以下の通りたくさんありますので、もし追っていればアピールに使えるでしょう。
ご紹介したように総務の業務は多岐にわたりますので、これまでに総務経験がある人は、その業務内容を詳しく書くようにしましょう。
総務の経験がある人の場合には、会社によって仕事内容が異なることも多いために、詳しくどんな内容の仕事をしてきたのかを書くことが大切です。
「総務で主に人事研修などを担当し、研修の企画を作りリーダー的な役割を果たしました。」などと詳しく書きます。
総務では幅広い業務がありますので、これまでの様々な経験を職務経歴書に具体的に細かく書くのがおすすめです。
「株主総会の資料作りや経理業務、給与計算も行い、ソフトを活用して長年担当してきました。社内の備品の管理についても管理システムを作り、発注を各部署からしやすくしました。」など、幅広い業務に携わったことをできるだけ書きます。
特に株主総会などの経験があるなどは、経験として高く評価されますので書いておくのがおすすめです。
総務経験がない人は、先ほどご紹介した「評価されるスキル・経験・資格」があれば、それをアピールしましょう。
例えば営業などの経験がある場合には、「営業で研修を多く受ける機会があり、研修でのまとめ役を担ってきました。」など、コミュニケーション能力の高さをアピールすることができるでしょう。
「営業での資料作りなども多く、会議用の資料作り、統計資料なども得意で担当してきました。」など、事務処理能力をアピールするのも良いでしょう。
営業などの直接部門の場合には、事務能力があるかが重視されますので、スキルがあることを証明しましょう。
総務以外の経験でも、総務との共通点があることを探して、自己PRをします。
面接でも「自己PRは何かありますか？」と聞かれることはよくあります。書類に記載した自己PRと齟齬が無いように気を付けながら、具体的なエピソードを交えてアピールするのがよいでしょう。
総務経験者の場合には「これまで総務での備品管理などを行ってきましたが、大変時間を取られるものでした。そのため、各部署から備品を発注しやすいシステムを考えて率先して改善してきました。様々な業務が多い総務ですので、少しでも改善したいと常に考えて仕事をしています。」など、仕事に対する姿勢を具体的な経験をもとに話すのは効果的です。積極性や実行力などをPRするのもいいでしょう。
また、総務では、多くの仕事を担うために臨機応変な仕事ぶりも大切です。
「会社への取材依頼などが来た場合に各部署の担当者と話し合いをしてコーディネートをしました。外部対応なども率先して行ってきましたが、そうした業務にやりがいを感じました。多くの業務を担う総務が自分に向いていると思います。」など、多岐にわたる仕事が行えることを自己PRするのもいい方法です。
総務経験者でない場合には会社を支える総務に対する適性をアピールするのもいいでしょう。
「総務の働きをこれまで見てきて、会社の要となるような部署と感じました。サービス業をこれまで行ってきましたが、自分の性格としても人を支えるようなことが好きなタイプですので適していると思います。」など、総務をこれまで外部から見た体験から、具体的にアピールすることで説得力が出てきます。
「会社全体で設備投資の予算が決められていた際に、各部署のヒアリングを積極的に行って、調整をして予算設定を行いました。予算が決められた中で、どう調整するのかはいい経験でもありました。コーディネート力が養われたと思います。」など、会社全体のことを考えられるタイプであり、全体を調整する調整力があることを自己PRするのもおすすめの方法です。
営業職などからの転職の場合「営業目標を設定し、それを各担当で振り分けて行っていましたが、営業計画の立案やプランニングなども好きでした。営業を経験したからこそ、会社全体の経営企画にも携わっていくような総務を目指すことができると思っています。」と、総務以外から転職する独自の強みも強調すると効果的です。
総務の仕事内容は幅広いために、それに対応できる適性があるかどうかを自己PRすることが大切です。これまでの仕事経験から履歴書、職務経歴書、面接などで具体的にPRしてみるのがよいでしょう。
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