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総務の仕事が難しいと感じる原因は、業務方法や自分自身の行動にあります。仕事の仕方に少し変化を加えたり、自ら意識改革に励むことでスムーズな解決が可能です。今回は、総務の仕事が難しいと感じる理由と克服するコツについて、それぞれ3つのポイントに分けて解説していきます。
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総務の仕事が難しいと感じる理由は、主に次の3点です。
- さまざまな仕事の知識を身に付ける必要がある
- 複数の部署から情報収集をしなければならない
- 社内での人間関係に悩むことが多い
総務は専門職ではないため、技術的に仕事が難しいと感じるよりも、部署間でのコミュニケーションや処理能力で問題を抱えるケースが少なくありません。
総務の仕事が難しいと感じる理由は、業務上、覚える内容が多岐に渡ることが挙げられます。
総務は間接部門にあたるため、複数の部署からさまざまな書類が回ってきます。
それぞれ内容を把握して管理する必要があり、少なくとも各部署の基本的な知識は身に付けておかなければなりません。
総務未経験者や入社したばかりの人ほど覚えることが多くなります。
総務の仕事が難しいと感じる理由は、複数の部署から情報を集める必要があることです。
組織を円滑に動かすため、社内間の調整やサポートを担うのが総務となります。
問題解決や新たな提案を行うためには、経営陣からの意向をまとめたり、現場で働く人の意見を集める必要があります。
専門的な技術は要らないものの、根気よく利害調整を行う精神的なタフさが重要です。
総務の仕事が難しいと感じる理由は、社内での人間関係で悩むことが多いからです。総務の仕事は複数の部署からの依頼に応えるものが多いことから、最大の顧客は「社員」といえます。同じ社内にいるので顧客との接触が多く、コミュニケーションの機会も増えます。
もちろん社員全員と良好な人間関係を築くことは極めて困難です。
その結果、顔を合わせる機会が多いだけに人間関係に悩まされることも珍しくありません。
覚えることがあまりにも多くて大変だと感じる人は、まず仕事の要点だけ押さえるようにしましょう。
総務の仕事は、備品発注や設備管理、資産管理などが中心です。
発注や管理業務は共通点も多く、その要点だけを覚えておくだけで大きな支障なく業務ができます。
内容が異なっても発注や管理方法が変わることはほとんどありません。
よって、ほかの部署から急な仕事を依頼されても対応しやすくなります。
総務の顧客は社員であることを忘れてはいけません。
社員相手だからといって仕事に手を抜いて良いわけではなく、期待以上の結果で応える必要があります。
社員が気持ちよく働けるようになれば、会社の売上にも良い影響を与えます。
つまり、会社の売上を支えているのは総務といっても過言ではありません。
顧客意識を持って業務を行うことで、クレームの減少につながったり、部署間での調整に悩まされることも少なくなります。
複数の部署間での調整役を行う場合、影響力の強い人を探しましょう。
総務にとって社員は顧客にあたるため、複数の部署間の調整を受け持つ業務は営業の仕事とよく似ています。
営業では、なるべく社内で発言力や影響力のある人にアプローチすることが基本です。上記のような人は強い意思決定権を持ち、余計な仲介者を挟まずスムーズに営業活動ができます。
総務も同様です。折衝を行う部署のなかで影響力の強い人を見つければ、交渉がスムーズになるだけではなく、人間関係に悩まされることも少なくなります。
総務の仕事が難しいと感じるのは、自分自身に原因があることも考えられます。
たとえば以下のように、自らの行動によって社内から煙たがられる存在になってしまうと、総務の仕事をスムーズに進めていきづらくなるでしょう。
- 仕事を一人で抱え込んでしまう
- 総務だから受け身の姿勢で良いと勘違いしている
- 社内向けだからといって書類やデータ作成に手を抜く
裏方の地味な仕事を行っているという悪いイメージに縛られるのは賢明ではありません。
むしろ、経営陣や他部署との橋渡しを行う総務だからこそ、常に積極的な提案やコミュニケーションを心がけたいものです。
総務の仕事が難しいと感じる場合は、業務方法を工夫してみましょう。
今回お伝えしたように、要点を押さえて仕事をしたり、交渉役を少人数の重要人物に絞ることがポイントです。少しずつ工夫することで円滑なコミュニケーションやスムーズや調整につながります。
総務の仕事は難しいと思うこともありますが、実際には大変やりがいのある仕事です。多くの人とかかわる仕事だからこそ積極的な行動を心がけ、自ら働きやすい環境を作っていきましょう。
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