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年度末の決算については、簿記の初級でも勉強するのでよく知っている方も多いです。一歩進んだ企業経営を行っている企業では、年次計画の進捗を確認するために、「月次決算」を行っているところもあります。本記事では、経理担当者向けに月次決算の目的と、その流れ、社内における早期化案について解説します。
月次決算については、年次決算とは異なり、1ヶ月の売り上げ実績をもとに決算を行うことを差します。年次決算や四半期決算が株主や投資家向けであるのとは異なり、月次決算は基本的に公開されません。
月次決算の目的は、会社の経営陣が年度の事業計画の進捗を確認し、今後を考えるために使用する資料を作ることです。現在の経営状況がどのようなものかを示すことで、これから打つべき戦略を練り直すきっかけになります。
月次決算の目的については下記のコラムで詳しく紹介しています。
・月次決算の目的は？どんな風に経営に役立つの？
月次決算の処理の流れは以下の通りです。
決算と同様、現金預金残高の確認を行い、帳簿と合っているかどうかを付け合わせします。日次処理の積み重ねの正確性が問われます。
在庫資産の確認のため、月次棚卸で在庫の確認を行います。帳簿での確認で済ませる場合もあります。
仮払いや仮受けになっている費用の勘定科目を振替えます。
未払金や前払い金についても併せて計上しますが、月次決算においてはその処理を早めるため、勘定科目の精査についてはどのレベルで行うかをあらかじめ定めておいた方が良いでしょう。
固定資産については、それぞれの減価償却費を1／12にして毎月の費用として計上します
退職給付金や賞与、各種税金や保険料などについても、1/12で計算し、毎月の費用として計上します。
資料をどのレベルで作成するかは、経営陣の要望にもよりますが、年間予算の試算表と損益計算書の作成を行うパターンが多いです。
月次決算を行っている会社の経理担当者であれば、毎月の作業についてできるだけ早く終わらせたいと考えているでしょう。
しかし、日次業務との並行で忙しいこと、年次決算とは異なり行政への提出義務もないのでなかなか作業が進まないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、月次決算を早期化させるために、経理担当者で行うことができることをいくつかご紹介します。
請求書や経費精算の遅れは、月次決算が遅れる第一の要因です。「経理の締日は〇日。それ以降は次月精算」とはっきりとした方針を打ち出しましょう。
ただ押し付けるだけでは現場は動きません。「経理部門が楽したいから」といった反発を招いてしまうことも考えられます。
経理業務に携わっていない場合は、経営上必要な数値を揃えるためには、経費精算の締め切りを守るという事が結びつかないのです。
そのため、なぜ締め切り日を守ってもらう必要があるのか、わかりやすく解説する管理職向けの研修なども必要になるかもしれません。
提出が遅れてしまったり、書類不備が良くあるのは、もしかしたら経理部への送付票などの書類が使いづらかったり、証憑の提出基準がわかりづらかったりするからかもしれません。
例えば決裁や稟議などの流れから業務を見直し、出来るだけ効率的に事務手続きを行えるように経理部門でも取り組む必要があると言えるでしょう。
現場と経理部門でお互いが責任をなすり付け合っても、ストレスが溜まるだけです。
月次決算を必要としている経営部門と協議し、そもそもの事務フローを見直す必要がないかどうか考えてみましょう。
経理業務というのは、会社経営に必要不可欠な業務でありながらも、その重要性を認識されづらい業務でもあります。
しかし、会社に所属している以上、全く会社のお金に関わらないということはあり得ません。
実務はさておき、全社員向けにきちんとした経理の流れについての研修やラーニングなどで知識を得てもらうことは長期的に見てプラスになるでしょう。
経理業務という枝葉ではなく、会社経営という木を理解してもらうことで、経理業務における重要性を理解してもらうよう働きかけてみませんか。
本コラムでは、さらに踏み込んだ「日次決算」についても記事を公開しています。あわせてぜひご覧ください。
・日次決算とは？経営の見える化に取り組もう！
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