士業・管理部門のキャリアコラムが集う場所
カテゴリ
カテゴリ
経理の仕事は、毎日の仕事である日次業務、毎月の仕事である月次業務、毎年の仕事である年次業務の三つのサイクルに分類されます。本記事では、経理の仕事の基本ともなる毎日の仕事である日次業務について解説します。
日次の経理業務は、主に以下の3つの仕事から成り立っています。
・現預金管理
・経費精算
・帳簿や伝票の記入・入力
経理の仕事と聞いてイメージする業務は、これらの日次業務が一般的ではないでしょうか。
企業は日々活動していますので、経費などお金の動きもその都度発生します。したがって、毎日処理しなければいけない業務があるのです。日次業務において、企業活動における日々の取引を全て記録していきます。
経理業務の初心者は、主にこれらの業務からスタートするのが一般的です。
次の項からその内容を具体的に説明していきましょう。
現在、現預金の残高がいくらあるのかを確認する「現預金管理」は、経理担当者の毎日の仕事の基本業務です。
確認内容は、現金の管理と預金の管理にそれぞれ分けられます。
現金管理は、現金の出し入れを毎日記録して現金出納帳を作成し、帳簿上の残高と実際の現金残高が一致していることを確認する業務です。
現金の支出には、伝票や精算書または領収書など、出勤の根拠であることを証明する書類と引き換えに、現金を出金するという重要なルールがあります。 担当者だけでなく上司の決裁が必要な場合も。急ぎだからといって、このフローや書類提出を省略してしまうと、現金出納帳と残高の不一致がかなりの確実で生じますので注意しましょう。
現金の入出金の履歴は、現金出納帳に記載します。毎日の取引を日付順に分かりやすく記入し、常に残高が一致するように毎日チェックが必要です。
また経理部門以外で、小口現金を備えている場合は、管理者は経理部門の現金管理と同様に出納帳などを作成し、毎日の残高を管理する必要があります
次に預金管理業務です。 社内での経費精算や少額の備品購入などは現金での決済を行うことがあっても、売上や仕入れの取引などは金額が大きくなることから、現金ではなく預金口座を使った取引となることがほとんどです。
またオフィスの賃貸料金や水道光熱費といった様々な経費も預金口座からの振り込みや引き落としによって支払処理を行います。
預金口座の管理者は、基本的に毎営業日預金口座の動きを確認し、それに応じた伝票の起票や、会計ソフトへの入力、あるいは預金出納帳の作成などを行う必要があります。
近年ではインターネットバンキングの普及に伴い、会計ソフトにて口座の連動が可能になったりしているので、内容のチェックなどの手間が大分軽減されているケースもあります。
預金管理業務のポイントは、通帳を見れば、日付や取引先金額の記載があるのですが、その内容を細かく記録する作業が加わることです。
例えば水道代であれば、何月分の水道代なのか、取引先からの入金があればそれは、何に対しての入金なのかなど、内容の詳細を確認した上で記録していきます。
また手形や小切手などによって仕入れ代金を支払ったり、あるいは売上代金としてそれらを受け取ったりした場合には、預金管理業務の一つとして処理を行う必要があります。
このように一口に現預金管理といっても様々なポイントがあるのです。
次に、従業員が立て替えた経費の精算業務や、仮払金の払い出しと精算業務についてです。
会社が経営活動を行っていく上で、経費の支払いは欠かせません。
経費は、費用として利益からマイナスされる項目となるため、その具体的な支出内容を把握しておくことが重要になります。
主な経費としては、以下のようなものがあります。
・従業員の出張旅費
・営業社員の交通費
・取引先の接待などの接待交際費
・社内会議などの会議費
・事務用品 などの備品購入のための消耗品費
・会社や商品の整理費用である広告宣伝費
勘定科目を使う際には社内でルールが決まっていますので、それに則った仕訳が必要です。
また、社員からの経費精算の書類は、必ずしも必要なものが全て上がってくるとは限りません。
勘定科目が違うものとして分類されていたり、 必要な請求書や領収証が未添付だったり、そもそも、会社の経費として認められないような領収証が上がってくることもあります。
経費の精算については、各月に締切を設けている会社も多く、最終的には決算月の年度内に終わらせることが原則ですが、こうした締め切りを守らず、ずっと経費を精算しない社員もいます。
また、出張や備品購入に際し、事前に社員へ現金仮払いをしている場合は、その督促も忘れずに行いましょう。
一口に経費精算といっても、単なる会計システムへの入力や支払の作業だけでなく、そもそもの基準に照らし合わせたチェックや書類の不備補完、提出の督促などといった業務も含まれるのです。
経理の日次業務は、日々のお金の取引をデータとして記録し集計することです。
会社で行われる様々な取引は、売上伝票などの伝票に記録されます。帳簿への記録は、仕訳という簿記のルールに従い行います。仕訳に使う勘定科目は、会社によってどの費用をどの勘定科目にするかという規則を作っているところがほとんどなので、それに従って行いましょう。
最近では、仕訳の入力については、会計ソフトで行うことがほとんどです。
会計ソフトでは、仕訳を入力すれば、自動的に必要な帳簿などに転記されるので、帳簿作成時の転記ミスの心配はありません。
しかしながらそもそもの仕訳が間違っていた場合は、帳簿から明細まで遡って仕訳を修正する必要がありますので、勘定項目などを間違わないように、常日頃から正確に仕訳を行うことが必要です。
前述の「現金出納帳」や「預金管理出納帳」についても、会計システムに組み入れられている場合があります。その際は毎日の現金と預金の入出金の状況を入力したうえで、出納帳の内容を確認してください。
毎日記入する帳簿や伝票は、法律で保管義務が定められています。領収書や請求書など必要書類についてもあわせてファイリングし、監査などがあった際に、すぐに取り出せるように収納しておくことが必要です。
日次業務は、いわゆるルーティンワークとして、毎営業日繰り返し同じ作業を行う必要がありますが、経理の目的である年次の決算のためには、毎日の業務の正確な積み重ねが非常に重要です。
日次業務を確実にこなすことで、月次業務・年次業務の手間が軽減されます。経理業務の初心者は、毎日の業務を確実にこなすことをまずは目標としてみましょう。
当コラム内では、経理業務についての記事を他にも公開しています。併せてぜひご一読ください。
・経理業務について知りたい！仕事内容を徹底解説
・決算業務のスケジュールについて解説します
シェア
