売掛金についての売掛管理の方法とポイントをご紹介

企業同士の取引の場合など、商品を先に提供して後から代金を回収する、売掛金による取引をすることが少なくありません。その場合、期限が到来したら迅速に債権を回収することが重要です。売掛金を管理するための売掛管理の方法やポイントをご紹介します。

そもそも売掛金とは何かよくわからないという方は下記のコラムで詳しく解説しています。
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• 売掛管理の意義
• 売掛管理の方法
• 売掛管理のポイント
• 売掛管理に基づく売掛金の回収

売掛管理の意義

売掛管理とは、売掛金を管理するための仕組みのことです。
売掛金とは、代金を後払いとする掛取引によってモノやサービスなどの商品を販売した場合に、その代金を受領する権利としての債権のことです。売掛管理は売掛金管理とも呼ばれます。

掛取引による債権を売上債権といいますが、売上債権のうち手形を有している債権は受取手形に該当し、そうでない場合は売掛金に該当します。モノやサービスなどの商品を販売することは、企業にとっては会社の存続と今後の発展に深く関わる重要な活動になります。

反面、企業同士の決済では販売や仕入れの多くは信用に基づいた掛取引の場合が多くなっています。商品を引き渡しその場で金銭が支払われるのではなく、一定期間をおいてから入金されることになります。販売によって売掛金という名の債権が発生しますが、支払われるまでは未収の状態になります。

商品を売ることは売上高の増加につながりますが、売上を伸ばすだけでなく代金の債権をきちんと回収することが大切です。売上債権を回収しないことは企業の資金繰りの悪化につながり、倒産のリスクも生じてきます。

そのために、回収のプロセスも含めた売掛管理をきちんとすることが重要になってきます。

売掛管理の方法

売掛金の管理には、Excelなどの表計算ソフトを用いて売掛金管理台帳を作り、それに基づいてデータ管理を行う方法が便利です。

売掛金管理台帳を作成することで、毎月の売上や回収の状況を把握しやすくなります。一目見るだけで分かるようにするためには、売掛金管理台帳を月毎に区切るのではなく、1枚の表にすると便利です。

作成すべき入力項目としては、請求月、売上金額、得意先の名称、請求日、入金日などがあります。売上金額の列には請求書等に記載されている金額を入れますが、小さな金額も漏らさずに入力することが大切です。

また、管理台帳を作成する際には、全ての得意先のデータを入力しておくと検索などをスムーズに行うことができ、管理のしやすさが向上します。応用として、会計ソフトに売掛管理のデータを連動させて定期的に流し込むこと、細かい仕訳を手動で入力しなくても売掛金に関連するデータが反映されるため、管理についての手間を省くことにつながります。

売掛管理の注意点として、売掛管理に関するシステムの更新や、新しいシステムの導入を実施する場合には、既存のデータを移行する前と移行した後のデータがきちんと一致しているかを確認する作業が重要になってきます。
　　　　　　　　　　　　　　　　
移行前と移行後の残高の数値が当初から違っていた、というケースもあり得るため、新システムにデータを移行した後の処理が順調に行われているかには注意する必要があります。

売掛管理のポイント

売掛管理においては、未回収の債権をきちんと把握しておくことが重要になってきます。そのためには、データ管理の時点で未回収が発生している取引先にチェックを入れておくなどの工夫が大切です。

未回収の債権を見落とさないように、遅延している顧客の字体を太くする、背景色をつけておくなどの処理をしておくと見落としを防げます。遅延している取引先をチェックすることができたら、次は売掛金の金額だけでなく遅延している期間についてもチェックしておきます。遅延期間は30日を1つの区切りとし、30日〜90日程度の期間で分けて記録しておくと便利です。

売掛管理に基づく売掛金の回収

せっかく商品を売り上げても、その商品についての代金を回収することができなければ、最終的な利益を得たとはいえません。企業はモノやサービスの対価として得た金銭によって継続や発展を図るため、売掛金をきちんと回収できるかは死活問題でもあります。

売掛管理のデータに基づいて具体的な回収作業に入るためには、まずは請求書を送付することになります。動きがない場合は電話、FAX、メールなどで入金の遅れについて軽く触れるようにします。それでも入金が実施されない場合には、電話による督促などを行います。

その後の展開については、入金されない理由によって異なってきます。商品の内容やサービスなどに不満がある場合は、話し合いによる請求金額の値引きや契約の見直しなどの処置が必要になることもあります。相手の資金繰りに問題が生じているケースでは、支払い計画を策定してもらう、現金決済に限るなど支払方法を工夫する、などの対策が重要になってきます。相手に支払う気がない、破綻状態である、などの場合は、相殺、商品の引き上げ、債権譲渡、訴訟による回収などを検討する必要がでてきます。