電卓によって業務効率が変わる？

経理担当者にとって必須アイテムといえば電卓となります。パソコンですべて完結できる時代とは言え、電卓がなければ業務効率が格段に落ちるでしょう。逆に、電卓を使いこなせれば格段に業務効率が変わります。では今回は、電卓の使い方でどれくらい業務効率が変わるのかを現役公認会計士が解説します。

• 業務効率のためにどんな電卓を使えばよいか
• 業務効率のためにはブラインドタッチは必須
• 電卓を打つのは右手？左手？
• 便利な電卓の機能
• テンキー電卓も視野に入れる
• まとめ

業務効率のためにどんな電卓を使えばよいか

皆さんはどのような電卓を使っていますか？昔は電卓というのは高級品で、現在の価値に直せば10万円程していたといいます。今でいうパソコンのような存在ですね。ところが、現在は100均にも電卓が売っている時代。まさか、経理担当者の方が100均の電卓を使ってはいませんよね。
電卓に必要な最低限の機能は、早打ちができるかどうかです。例えば、１と２をほぼ同時にタッチしたときに液晶に「12」と出るか、どちらかの数字しか出ないかの違いが電卓にはあります。前者の両方数字が出る電卓が、早打ち機能がついている電卓です。これがないといくら電卓を打つのが早くなっても結果として間違いだらけの計算になってしまいます。

業務効率のためにはブラインドタッチは必須

早打ち機能がついている電卓は現在数千円払えば買えます。そして早打ちするのにブラインドタッチは必須となります。ブラインドタッチといえばパソコンのキーボードを思い浮かべると思いますが、電卓でも同様です。
電卓にはホームポジションがあり、それぞれのキーを押す指は決まっています。どの電卓もほとんど配列は同じですがメーカーでかなり違うので注意が必要です。
おおよそカシオとカシオ以外で配列が異なります。それは、0の位置がACの下にあるか横にあるかです。それだけだとたいしたことないように見えますが、0はもっとも使うキーですので、この位置が変わっただけで日ごろブラインドタッチをしている人は大混乱してしまいます。
よって、カシオとそれ以外の電卓をしばらく使ってみて、どちらか使いやすいほうを使い続けることが重要です。

電卓を打つのは右手？左手？

ここでちょっと小話を。右利きの人の場合、電卓を打つのは右手という方が圧倒的に多いと思います。しかし左手でブラインドタッチをしている人たちがいます。
実は、左手でブラインドタッチをしているのは圧倒的に公認会計士に多いのです。
これは、公認会計士の受験勉強時代にとある専門学校が「右手にペンをもって左手で電卓を打てばいちいちペンを持ち替えなくてもよいので効率的です」というように指導したことがきっかけと言われています。
では、右手と左手どちらで電卓を打つほうが良いのでしょうか。
筆者は左手で電卓を打つのでそのメリットはよくわかります。しかし受験時代はそう思っていたのですが、実務となると伝票をめくる場面が出てきます。実は左手で伝票をめくって右手で電卓を打つほうが効率的なことが多いのです。また、左手で打つ人はカシオの電卓を使うことが多いのですが、人の電卓を使ったりテンキーを打ったりする際に違和感が出ます。
よって、これから打つ手を決める人はそれぞれのメリットデメリットを勘案するとよいでしょう。

便利な電卓の機能

電卓には色々な機能があります。代表的なものはメモリー機能でしょう。複数の足し算をしていくのに便利なので実務では必須の機能です。メモリー機能はほとんどの電卓についていますが、電卓固有の機能で便利なものがあるので紹介します。
まず、検算機能です。これは多くの行を足し算して、再度同じ計算をした際に間違えるとブザーがなる機能です。貸借の一致を確かめる際などに有用な機能です。
また、消費税機能も意外と使えます。税込の計算をした後に消費税抜きボタンを押すことにより一発で消費税抜きの金額になりますし、逆に税抜金額に対して消費税込みボタンを押すと税込計算に変わります。単純に10％でかけたり割ったりすればよいのですが何度も行う際には意外と便利です。
さらに、借入金が多い会社であれば日歩計算ができる電卓も使えます。未払利息や前払利息を計算する際に指を折って数えると間違える元ですが、電卓上で日数を計算してくれるので便利といえます。

テンキー電卓も視野に入れる

一昔前から経理担当者に人気があるのが、テンキー機能付きの電卓です。普段は電卓として使えるのですが、USBでパソコンとつなげるとテンキーにもなる電卓です。安いものであれば普通の電卓と同じくらいで買えますし、良いものになると7,000円程度になります。
テンキー電卓の良いところは電卓とテンキーを2台持たなくともよいというメリットがありますが、実はそれ以上のメリットとしては電卓上で計算したものをそのままパソコンに送信できることです。つまり、テンキーと電卓が別々ですと、電卓で計算した結果をもう一度手でテンキー入力しなければなりませんが、テンキー電卓でしたらそれをそのまま送信できるため、二度手間になりませんし、転記の間違いも防げます。

まとめ

このように電卓は意外と奥が深いことが分かったと思います。一度慣れてしまった電卓から別の電卓に変えるのは本当に大変です。一度色々な種類の電卓を試してみて、良いと思った電卓の型を使い続けるようにしましょう。そうすればブラインドタッチをしてもミスせず正確に電卓が打て、業務効率も飛躍的に上がることでしょう。

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