小口現金とは一体なに？廃止の声が高い理由は？

「小口現金」とネット検索すると、ほとんど「デメリット」や「廃止」の言葉が多く並びます。なぜでしょうか。テクノロジー化が進み、時代の流れ的に廃止が注視される「小口現金」ですが、そもそも「小口現金」とは何かについて、本記事で解説していきます。

• 小口現金とは
  • 現金出納帳との違いは？
• 小口現金が存在することによるメリットとデメリット
  • 小口現金のメリット
  • 小口現金のデメリット
• 廃止が進む小口現金
• まとめ

小口現金とは

 
まず会社は、それほど大きな現金を手元に持っていません。
大きな現金を会社の金庫などに保管しておけば、火災などに遭ったり、盗難に遭ったりなどで燃えるリスクが想定されるため、普通は当座預金などに預けます。
仕入れするときに商品の金額が大きくなるときは、振り込みで支払ったり、手形を発行したり、小切手を振り出したりします。

しかし、お金を社内で全く持っていないということはできません。
というのは、交通費、先方へのお土産代、文房具代、切手代などというように取引が小額なときは現金で支払う必要があるためです。
例えば、出張するときに社員がタクシーや新幹線を使うときに、その場で現金が必要なケースが出てきて、このようなときのために、ある程度の現金を社内にも準備しておく必要があります。

小口現金というのは、この現金のことで、会社の現金を一部手元に置いておき、社員が外出するときの交通費や、急に必要になった備品を買うためなどに使う少額の現金を表します。また、現金と名がつく通り、貸借対照表の資産に含まれます。

日本では現金が主な決済手段というところもまだまだ多いため、小口現金も多く活用されているのが実情です。

現金出納帳との違いは？

よく似た項目に現金出納帳があります。現金出納帳は現金の出し入れを毎日記録して、帳簿上の残高と実際の残高が一致していることを確認するための帳簿であり、分類では、補助簿になります。
小口現金の各支払額を内容ごとに仕訳して記帳し、小口現金の補給と支払いの明細を記録するためには小口現金出納帳が用いられます。
現金と小口現金とを分けて管理するほうが現金の管理上都合がいいため、このようなルールに設定されています。（企業側で大金を現金で保有することがNGとされていることも）

小口現金が存在することによるメリットとデメリット

小口現金について、どういったメリットとデメリットが存在するのでしょうか。
主なメリットとデメリットを以下記載します。

小口現金のメリット

小口現金の主なメリットとしては下記の2点です。

・毎日ある出費を手元資金としてすぐに出すことができる
・急な出費が必要になったときに、社員の個人負担を減らせる

現金の一定額を管理しており、この枠内であれば必要なときに社員が現金を使えますので、出費が急になったときでも対応でき、立て替えを個人がする必要がなくなり、社員の負担が少なくなります。
また、出納帳で現金の出入りを管理すると、簡単に管理できることも一つのメリットです。現金以外に、収入印紙や切手などを取り扱うときも使えるため、本社、支社、支店、小さい営業所などでは仕事をするために必要でしょう。
 

小口現金のデメリット

小口現金の主なデメリットとしては下記の4点です。

・1日の業務終了後に現金を数えるのが手間（毎日小銭を数えなければいけない）
・小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒
・現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変（数値が合うまで手で数える必要あり）
・月末、再び残高を確認しなければならないので煩雑
※上記には人の手間暇がかかるという大きなデメリットがあり、「面倒」と感じる経理担当者が多い
 
基本的に毎日、現金残高と帳簿残高を合わせる必要があり、それらは避けられません。また、現金の扱いは慎重に行わなければならないため、複数人でチェックする必要があります。
 
毎日ある出費を簡便にするために会計簿上に設定された「小口現金」ですが、テクノロジーの発達も影響し、デメリットの方が多くなってきている現状があります。最近では基本的に現金決済ではなくカードやその他キャッシュレス化がどんどん進んでいます。現金の数え間違いや紛失の可能性、使途不明金も発生しやすい現金と比較すると、小口現金は時代と逆行した旧い制度といえるかもしれません。

廃止が進む小口現金

前述した小口現金のメリットとデメリットでは、デメリットの方が現代では多く見受けられています。そのため、廃止の方向で動き始めている組織、企業が多くあります。特にクラウド化が進み、導入コストも多くはかからずに済んでいるため、導入ハードルが下がっていることも小口現金の廃止に拍車がかかっているひとつの理由となっています。
ここでは、小口現金管理を止める方法については例えば下記が挙げられます。

現金決済を行った際に面倒なのは、手元のある現金と帳簿の現金の金額が合わなかった場合の原因精査です。手作業で人の時間と労力を使い、コスパも悪いという特徴があります。
キャッシュレス化の流れは企業だけでなくBtoCについても多く波及しつつあります。乱立する●●Payの類がその典型例です。

現金を持たず、どこで何をどう購入したかが記録されれば、現金と数が合わないということも防げます。何よりスムーズに営利活動を行っていくことができるため、小口現金をはじめとした現金主体の取引は徐々に縮小していくとみられます。

何よりキャッシュレス化によってもたらせるのは、現金保有によるリスクです。金庫等を社内で保持する必要がなくなり（保持しても昔に比べればそこまで大金である必要はない）、強盗等のリスクも減ります。
また、クラウド等のキャッシュレスの利用はセキュリティ化もどんどん高度化しはじめているため、その意味でのリスク軽減も期待できます。

人件費や現金管理の労力が減り、IT等の別の知識やスキルは必要となるものの、断然効率化と整備は進んでいます。

まとめ

以上、「小口現金」についてご説明しました。キャッシュレス化が進み、現金でのやり取りを廃止する企業が多いのが現状です。現金を用いた場合、数え間違いや紛失の可能性、使途不明金が発生するなど手間やリスクが大きく、今後はより一層効率的かつスムーズなやり方にとって代わっていくことが予想されます。