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『業務分掌規程』は、企業における仕事業務を円滑に動かしていくため、非常に重要な要素となってきます。
企業において業務分掌規程が確立されていないと、部署ごとに行われなければいけない仕事、それぞれの担当者ごとに細分化して行わなければいけない仕事などの担当区分が明確化されず、組織に混乱を招き業務に支障が出ることが多々あります。
こうなってくると「この仕事は私がやるべき仕事ではないのでは？」
などの疑問が多くの社員の中で生まれ、ストレスも溜まりやすくなってしまいます。
そこで今回は業務分掌規程をしっかり行って、明確化をしていくうえで重要なポイントを解説していきます。
業務分掌規程とは、組織における各部署や各役職、それぞれの担当者が行うべき仕事を明確に分担し、それぞれの社員が責任の所在と範囲を理解することを指します。
特に大企業では当たり前のように業務分掌規程が存在しています。
会社における業務の変化が激しい現代では、規程がしっかり定められていない仕事をやらなければならないという事態も発生します。
業務分掌と職務権限、セグリゲーションとはそれぞれ違いが存在します。
職務権限とは、言葉の通り、職務に対する権限になります。
たとえば、人事部署の社員については従業員の採用内定権限、従業員の評定や従業員の昇進有無に関わる手続きを行うことができる権限があります。
しかし、これを役職のついている社員ではない一般の人事部の社員に権限を与えてしまったりすると権限を超えた仕事を行なっているということになっていまいます。
そのため、人事部の課長職は採用内定に関する決定権を所有できる、人事部の部長職は社員の昇格についての決定権を持つなど、きちんと役職のある社員に権限を与えることによって人事部であれば社員すべての昇格等について自由にできるという勘違いを防ぎ、管理職の権限がない場合は採用や昇格等の重要な業務はできないというようにしっかり制限を設けることができます。
セグリゲーションについても業務における責任区分を明確にするという意味を持っていますが、セグリゲーションは社員のミスや不正を防ぐための手段として用いられるものになります。
特に会社において重要な部署である経理部等の管理部門でセグリゲーションを実施することによって、社員のミスや不正行為を事前に防ぐことができるようになります。
業務分掌は業務における責任の所在を明確にすることができるため、組織における業務を円滑に進めるためには欠かせないポイントであると言えます。
業務分掌がしっかりと定められていれば、業務における責任範囲が明確化されるため「この仕事は私たちの部署の仕事ではないのではないか」という社員の疑問をなくし同時に、ストレスも軽減することができます。
また、責任範囲がきちんと明確化されることで社員1人1人に仕事に対する責任感が生まれるため、「この業務は私たちの部署の仕事ではない」といった責任転嫁も防ぐことができるようになります。
しっかりとした業務分掌をおこなうことで業務の責任範囲を明確にすることができるようになるため、社員1人1人が責任感を持って業務を進めることができるということにも繋がります。
さらに、各部署の不正を防ぎ組織運営を円滑に進められるというのもポイントです。
業務分掌をきちんとおこなうことによって、社内の不正等のリスク軽減にもつながっていきます。
社員が会社の資金を横領したというニュースが多く見られると思いますが、会社内において業務分掌をしっかりとおこない、社員が不正をはたらいたとしてもすぐに発覚する体制を築いておけばニュースになってしまうような不正も未然に防ぐことができます。
デメリットとして挙げられるのが、業務分掌を明確化してしまうことで
「この業務は私が行うべき業務ではないから」といったように、社員同士で責任転嫁が発生してしまうという点があります。
業務分掌をしっかりとおこなったつもりでも各部署ではさまざまなイレギュラーな事態が発生します。業務分掌がきちんとされていない業務はやらなくてもいいといったような考えが社員の中で生まれてしまう可能性もあります。
また、社員対社員だけでなく部署対部署でも責任転嫁が発生することも出てきます。
業務分掌に規程のない仕事が発生した場合、自身の所属している部署に責任が降りかかってくることを敬遠し、出来る限り他の部署に仕事をまわしてしまおうという考えを持つ管理職も出現する可能性もあります。
いかがでしたでしょうか？
業務分掌をおこなううえでは、メリットもデメリットも存在します。
ただ、業務分掌をすればいいというわけではなくそれぞれの企業に合わせた業務分掌を定めていくということが重要なポイントとなりますので1度、検討をしてみるとよいかもしれません。
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