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現金出納帳というのは、現金の残高を管理するためにビジネス用の金庫や財布で管理している現金の入出金を日付順に記録するもので、確定申告するときに必要な一つの補助簿です。簡単にいうとビジネス用の家計簿ですが、確定申告するときにも必要であるため現金を使用するごとに正しく記入する必要があります。今回は現金出納帳とは、現金出納帳はどうして必要か、現金出納帳をつけるときに注意することについて解説していきます。
現金出納帳というのは、ビジネス用の現金を管理するために作るもので、日付順に現金の入出金を記録するものです。ビジネスをしているときは、現金を預金口座から引き出したり、現金で文房具費や交際費などの経費を支払ったりすることもあるでしょう。漏れがないように現金を何のためにいつ入出金したかをつけて、手元に実際にある現金を計算することによって、実際の現金残高と帳簿の残高に間違いがないことをチェックすることができます。
そのため、現金出納帳が正しく記入されているときは、必ず実際の現金残高と現金出納帳の残高が一致します。
支払いや売上、ビジネス用の資金は、ほとんど手元に現金として置いていないでしょう。多くの方は銀行口座に預金しているでしょうが、預金出納帳に記入して銀行預金を入出金するときは管理します。現金出納帳と預金出納帳はセットのようなもので、ほとんど書き方も同じであるため、一緒に覚えておきましょう。
小口現金出納帳は、現金出納帳と同じようなものです。主として法人に関係するものであるため、ほとんど個人事業主の方は関係ありませんが、大金は会社の中に置いておくことはできません。しかし、少額の現金は交通費などのために会社の中に置いておきます。これを小口現金といいます。小口現金出納帳は、小口現金を管理するためのものです。現金出納帳は、基本的に現金の入出金があると帳簿に当日のうちにつけますが、一般的に小口現金出納帳は担当部署が一定期間の領収書を集めて管理します。
毎日現金出納帳は、可能であれば作りたくないと考える方もいるでしょう。しかし、残念ですが、現金出納帳は必ず作る必要があります。現金出納帳を作る必要があるのは、次のような理由があるためです。
現金出納帳は、確定申告において作る必要がある一つの補助簿です。作る必要があるといっても、現金の入出金がないと作る必要はありません。最近は電子マネーやクレジットカードなども普及しているため、個人や業種よってはほとんど現金の入出金がないようなときもあるでしょうが、現金を全く使用しないというときはほとんどないでしょう。確定申告としては、青色申告と白色申告があります。現金出納帳はどちらの申告方法を選んでも必要になってくるため、現金を確定申告する方が入出金すれば現金出納帳は必ず作りましょう。
現金出納帳は、何のためにいつ現金を使用した、受取したという証です。特に、お金を現金で受け渡しするときは、履歴がクレジットカードや銀行口座などのように残りません。不正に入出金を改ざんすることもでき、現金出納帳をつけてないことによって余計な疑いを税務署からかけられることにもなりかねません。ちょっと大げさかもしれませんが、このようなときは自分の身を現金出納帳があることによって守ることもできます。
ここでは、現金出納帳をつけるときに注意することについてご紹介します。
現金の入出金があったときには、出金伝票や入金伝票を経理の担当者が作るときがあります。作った伝票をベースにして現金出納帳に転記しますが、このときに金額や相手勘定の転記間違いをするときも多くあります。最終的に、金額の転記間違いは残高と現金が一致しなくなるので見つけやすいですが、日付や勘定科目の転記間違いのときは、そのときにはわからないこともあるので注意する必要があります。転記間違いを防止するためには、転記した後に伝票と帳簿を照合し、チェックマークをつけるなどして確認しながら行うのがいいでしょう。
現金出納帳の出金欄と入金欄を間違って記載するときも案外とあります。伝票をいくつも継続して記載していると、つい前の行に記載する間違いをするときがあります。このような間違いを防止するために効果がある方法は、全て記載してから内容を再度チェックすることです。出金欄と入金欄の記入間違いをしたときは、現金と残高が合わなくなるでしょうから、差額がないかを最後に照合して必ずチェックするようにしましょう。
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