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請求書などを送付する際に間違いがないかしっかり確認しても、請求漏れに気づかないこともあります。請求書はお金の支払いに関する書類であるため、自社だけでなく相手側にも影響のある書類です。
そのため、請求書に誤りがあった場合、信頼関係に影響が出るだけでなく損害が出る可能性があり、お詫びの仕方次第では相手との関係を悪化する原因にもなるのです。
この記事では、請求漏れがあった場合のお詫びの方法やマナー、事前に請求書を確認する方法について解説していきます。
顧客や取引先などから請求漏れを指摘された際に、お詫びをする前に行うことがあります。
それは、顧客や取引先が訴えている内容に誤りがないか確認すること、請求書に誤っている箇所がないか確認することです。顧客や取引先に請求漏れを指摘されたとしても、実際に誤った内容で請求書が作成されているとは限りません。
場合によっては、内容に問題がない場合でも顧客や取引先の思い違いで指摘されることもあるため、必ず確認は行いましょう。指摘された内容を念頭に置きながら、請求書の内容を再度確認し誤りがあるかどうかを確認する必要があります。
請求漏れの事実があった場合はお詫びを行います。
対応が遅くなると、顧客や取引先からの印象が悪くなり不信感を持たれる恐れがあります。
そのため、請求漏れが見つかった場合は、すぐにお詫びを行い迅速に対応する必要があるのです。
請求漏れについてお詫びをする際は、謝罪の気持ちを表すためにお詫び状を出すことになります。お詫び状を出す前に、事前に電話で謝罪を行い、改めて書面でお詫びの気持ちを述べた方が良いでしょう。お詫び状の書式は、冒頭に「拝啓」からはじまる本文、請求漏れに対するお詫び、原因説明、今後の関係維持のお願い、文末は「敬具」と結びます。
お詫び状では、「時侯の挨拶」は記載しない方が無難です。
時侯の挨拶を記載すると、悠長な印象を与えてしまうからです。
請求漏れが起きたことを明確にしたうえで、請求漏れに対してお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。
また、事後処理に関しても具体的にどのように対応するのか記載する必要があります。
お詫び状は、お詫びを行うだけでなく、今後の対応・処理・予定を伝えるための重要な書類です。そのため、今後の対応や処理、今後どのように改善に向けた努力をしていくのかを伝えることも大切です。
事前に電話などで原因について説明をしている場合には、お詫び状で原因について繰り返し説明を行う必要はありません。書面では、謝罪の気持ちを強く伝えることを意識することが大切です。
しかし、請求漏れなどのお詫び状の場合、相手に迷惑をかけてしまったという申し訳なさから、余計な言葉を書いてしまいがちです。顧客や取引先にとってそのような言葉は不要なものであり、場合によっては謝罪の気持ちを伝えるはずのお詫び状で気分を害することもあるのです。
そのため、適切に謝罪の気持ちは伝えつつ、余計な言葉は控えましょう。
請求書の発行・発送などの作業は継続的に発生するものの、顧客や取引先などによって請求方法や間隔はさまざまです。
請求書の作成忘れで請求漏れが発生しないように、カレンダーなどに登録してアラートが届くようにするなどの対策を取りましょう。また、未請求、既に請求済みなどの請求書に関するステータス管理も行うと、より請求漏れを防げる確率が高まります。
請求書を作成する際は、確認が必要なことが少なくありません。取引先ごとに請求方法に違いがあり、中には取引先と請求先が異なる場合など、ミスが発生しやすいこともあるのです。
そのため、確実なチェックを欠かさないためにチェック項目を設定したチェックリストを用意して進めていくことで請求漏れなどのミスを防止できるでしょう。
請求書作成時に対策を立てながら、発送や送付までを行ったとしても請求漏れの発生を防げない場合もあります。請求漏れが発生した際には、お詫びの気持ちを示しつつ、今後の対策など必要な事項を記入したうえで、ビジネスマナーに則ったお詫び状を作成しましょう。
内容によっては、取引先からの信頼が失われてしまうので、今後の取引にも影響が出る可能性もあります。そういった点を意識しつつ、お詫び状の作成を行いながら、相手方の納得いく対応を行うことが重要です。
誠意ある対応を行い、できる限り顧客や取引先に迷惑がかからないようにしましょう。
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