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支払い管理とは、企業におけるキャッシュの出入りを適切にマネジメントし、資金コントロールを行う業務のことです。会社が抱えている債権債務管理を適切に行い所有する資産を正確に把握できれば、適切な経営判断にも役立つでしょう。
そこで、この記事では、支払い管理の必要性や実務上の手順、さらには導入すべき管理制度も紹介します。支払い遅延などの問題が生じると企業の存続自体にリスクが生じかねないので、ぜひ最後までご参照ください。
支払い管理とは、企業会計のキャッシュフローにおけるインフロー・アウトフローに関わるマネジメントや資金コントロールのことです。基本的には1年単位で検討されるべきものですが、その管理作業は日常業務と切り離せない部分があるのも事実です。
支払い管理が企業において求められるのは、企業の資金が高い流動性を有するという本質に理由があります。
そもそも、企業が社会活動を行う際には、商品を製造する設備を整え、原材料費を調達し、人件費等を含めた製造コストを投下、コマーシャル活動を展開し、市場に流通させて売り上げを上げるという何段階ものステップを経なければいけません。各段階で資金を投ずる必要があり、また、売上げが得られるタイミングも不明瞭です。つまり、「企業の資金が今どこにどれだけあって、いつ現金化できるのか」が分かりにくいという根本的な問題を有しているのです。
この課題に対して何の対策もしなければ、資金投入を要する経営破断に対して必要な資金を投入できないリスクが生じ、また、気が付かないうちに資産が損失・価値減少のリスクに晒されるでしょう。ひいては、企業の存続自体に影響を及ぼしかねません。
そこで、支払い管理を適切に行うことで、キャッシュの効率的な運用を実現し、資金コントロール力を高めるのが重要となります。例えば、無駄な在庫を抱えない、売上債権の回収スピードを早める、資金余力を考慮した仕入債務の支払い期日を取引条件に設定する、余剰資金を運用する、などのマネジメントがこれに該当します。
以上のように、健全な企業経営のためには、企業におけるキャッシュ残高を正確にマネジメントし、常に自社でコントロールする必要に迫られるため、支払い管理が重要と考えられます。
支払い管理で重要なのは買掛金管理（債務管理）です。なぜなら、買掛金・債務というものは、債権者に対して支払い義務を負っているものであるため、この義務を履行できなければ、企業に対する社会的評価だけではなく、法的なリスクにも晒されるからです。
もちろん、自社の有する売掛金債権を管理することが重要ではない、ということではありません。売掛金債権に関する履行期・債権価額などを正確にマネジメントできなければ、企業に入ってくるお金が分からなくなるからです。ただし、売掛金債権の充足は企業の収益算定のために重要なだけではなく、売掛金債権の充足は買掛金・債務を弁済するための費用にできるという大きな意味合いがある点を看過すべきではありません。
したがって、支払い管理では、経常的な業務活動がスムーズに行われるようにキャッシュを手当てすることが重要であると同時に、より本質的には、会社におけるキャッシュ不足が原因で、負担している支払義務・返済義務を履行できなくなる事態を防ぐことこそ主たる課題と言えます。
支払い管理が不十分だと、以下のようなリスクが生じます。法的リスク・社会的リスクだけではなく、自社における経営判断にさえ悪影響を及ぼしかねないので、注意が必要です。
まず、返済日が迫っているのに資金を用意できず、返済に間に合わないリスクが生じます。
返済期日に間に合わなければ、債務不履行状態に陥るということです。返済期日以降の利息や遅延損害金の支払いも追加で行わなければいけませんし、会社資産に対する強制執行等のリスクに拡大する可能性もあります。
次に、杜撰な支払い管理によって支払いが滞ると、取引先や株式市場における信用を失うことになります。
企業の社会的評価は極めて脆いものです。一度でも支払いが滞るだけで、「あの会社は資金繰りが怪しい」という評価を受けうるものですし、その評価を覆すのは簡単なことではありません。
場合によっては、取引先から取引自体を中断される可能性も生じるので、いかに支払い管理が重要かご理解いただけるでしょう。
さらに、支払い管理が不十分では、企業活動自体にも悪影響が生じかねません。
例えば、今準備できる資金、数ヶ月後に準備できる資金が分からなければ、将来的な設備投資や人材投資にどれだけの費用を投入できるかの目安さえ立てることができません。新事業への参入を視野に入れるにも、資金が分からなければ計画内容自体が曖昧なものになりかねません。融資を受けるにしても、融資幅のイメージさえ掴めないでしょう。
また、支払い管理で過去の取引履歴が分からなければ、今後の取引金額の妥当性を検討することも難しくなります。企業の社会活動では、新規の取引先と折衝を重ねる機会も少なくないはずです。その中で、見積もり条件の妥当性を想定し、内容の可否決定が適切に行えないリスクも生じます。
ここからは、支払い管理の方法について説明します。支払い管理方法に関する法的規制は存在しないので、自社内で管理マニュアル等を徹底するようにしましょう。
一般的な企業において行われる支払い管理方法として、支払い管理台帳の作成が挙げられます。Excelや専用ソフトを活用して、企業が抱えているすべての債権債務を一元的に管理します。
各社において管理しやすい項目分けをすれば良いのですが、代表的な支払管理台帳の記入項目は以下のようなものが挙げられます。
・管理番号
・取引の内容（取引先名・取引区分・取引金額など）
・債権債務の内容（支払期日・支払方法・支払先など）
・勘定科目
・支払済みチェック項目
企業が抱えている債権債務は内容も種類も多様です。売掛金・受取手形・貸付金などの債権、買掛金・支払手形・借入金などの債務、というように、ジャンルも内容もバラバラです。滞りなく債権を回収し、また、支払期日までに債務を弁済するためには、誰がいつ見ても分かりやすい形で支払管理台帳を作成しなければいけません。
したがって、以上のような項目を設けて、日常的な業務の中で記入するガイドラインを作成しておけば、いつ、どの社員が目にしても、会社のキャッシュに関する情報を把握できます。過去の取引情報も抽出して業務に役立てることも可能でしょう。
さらに、支払管理のためには、棚卸資産の管理も重要です。なぜなら、棚卸資産が販売されるまでは、ずっと会社のなかにキャッシュが滞っている状態だからです。
「販売されないから売上金も入ってこない、しかし、仕入れに要した買掛金の支払い期日は到来する」という状況をクリアするには、別の方法で買掛金を調達しなければいけません。
もちろん、現金があればそれで支払えます。しかし、現金がないのなら、容易に換金可能な有価証券を活用したり、融資を受けることで対応したりしなければいけません。しかも、支払い管理が杜撰なままでは、換金可能な資産はあるのか、融資を受けるにしてもいくら借り入れたらよいのかさえ把握できないでしょう。
したがって、棚卸資産を正確に把握したうえで、スムーズな支払業務を行えるような体制を整える意識が重要となります。
支払い管理とは、企業が抱える債務関係を正確に把握して、企業の財務状況を正しく運用するために資するものです。その実効性をさらに高めるためには、資産管理運用を的確に処理するだけではなく、以下のポイントを押さえれば更に実効性を高めることができます。
支払い管理に役立つ概念としてキャッシュ・コンバージョン・サイクル（CCC）というものがあります。
キャッシュ・コンバージョン・サイクルとは、企業が原材料や商品仕入などへ現金を投入してから最終的に当該商品が現金化されるまでの日数を示しています。実務における投下資本の流れを具体的に見ることで、CCCの重要性を考えてみましょう。
まず、棚卸資産の仕入れから買掛金の支払いまでの間、企業は支払いの猶予を受けています。買掛金を支払ってから売掛金を回収するまでの期間内については、投下資本は、棚卸資産販売までは棚卸資産に投入された形で、棚卸資産販売後、売掛金の回収までは売上債権の形で寝てしまっています。この“投下資本が寝ている期間”、つまり、CCCはできるだけ短い方が企業における資金流動性は活性化すると考えられるので、支払い管理の効率性を上げるという意味では、CCCをマネジメントする視点が極めて重要となります。
キャッシュ・コンバージョン・サイクルは、次の式で求めることができます。
CCC＝ 売上債権回転日数（売掛金・受取手形回転日数）＋棚卸資産回転日数－仕入債務回転日数（買掛金・支払手形回転日数）
支払い管理の実効性を上げるための手法として注目されているのが、ERP（Enterprise Resource Planning）を活用して、支払い管理を一元的にシステム化することです。
現在、企業では、さまざまな項目における管理システム構築が求められています。今回フォーカスした支払い管理だけではなく、財務会計管理、予算管理、販売管理、顧客管理、マーケティング管理、人材管理など、その内容は多岐に渡ります。
このような管理業務を一元的にシステム化してしまえば、企業における管理業務の作業工程が飛躍的に減少するので、業務効率性が向上されます。また、クラウドシステムにおいて管理体制を統一してしまえば、企業における情報資源の見える化が進むので、経営意思決定の迅速化にまで役立つでしょう。
クラウドで一元管理することに対してはセキュリティ面への不安が課題となりますが、クラウド管理システムサービス会社の各製品におけるセキュリティレベルは日々飛躍的に進化しているので、少なくとも自社内で監視体制を構築するよりも安全でしょう。この機会にぜひ導入をご検討ください。
支払い管理のためには、会社の中に入ってくるキャッシュフローと、会社から出ていくキャッシュフローを管理することが重要です。なぜなら、資金繰りが滞れば、取引先からの信用を失い、経営活動をできなくなる可能性さえ生じるからです。
支払管理のためには、買掛金・支払手形・借入金のマネジメントが非常に重要ですが、もちろん、それだけで支払管理が完結するわけではありません。例えば、棚卸資産の管理（在庫の管理）や売上債権（売掛金・受取手形・貸付金）のマネジメントなどもキャッシュ把握には欠かすことができないポイントです。
企業にとって使える資金を把握するのは重要課題です。支払い管理体制を構築して、適切な運用を心がけましょう。
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