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議事録とはなにかご存知でしょうか。議事録とは一般的に会議の内容を記録し、共有することを目的として作成されるものです。中でも株主総会では「必ず議事録を作成し、一定期間保管しなければいけない」ということが法律で決められているため、非常に重要な書類となっています。この記事では、株主総会においての議事録の役割や書き方、保管方法まで詳しく解説していきます。
株主総会議事録とは、株式会社で行われる株主総会で議題に挙がったことや、どういった過程を経て最終決定が下されたかなどを記録した書類のことを言います。
株主総会議事録は「会社法」と呼ばれる法人を対象とする法律により定められています。そのため、株主総会が行われるときには必ず作成をしなければいけません。
「会社法318条1項」により株主総会の議題や進行状況、議決内容を記録する株主総会議事録の作成義務があります。しかし、株主総会議事録は議事の経過や議題の決議に対する結果が記録によって分かれば良いので、詳細なことというよりも議論の概要を記録するもので問題ありません。
株主総会議事録は、商業登記の添付書類とし必要だけでなく、裁判や税務調査等においても重要な役割を果たします。会社法で定められている理由はここにあるのです。
株式会社の経営において、定款や会社法等の様々な法令を遵守しているか否かを確認し、その根拠を示す記録としても非常に重要な資料となります。
株主総会議事録に記載しなければいけない事項の一部を下記に挙げております。
また、株主総会議事録は書面以外に、電磁的記録で作成してもよいこととなっています。
株主総会議事録の内容は各社それぞれ各回によっても変わるということと、特に決まった形式はないため1つのサンプルとしてご紹介します。
株主総会の議事録は、株主総会が開催された日から本店に10年間、またその写しを支店に5年間据え置くことが義務付けられています。（会社法第371条第1項参照）
また、この義務を怠った場合には、義務の責任者である代表取締役が100万円以下の過料に処せられます。
このように、株主総会には必ず議事録が必要になります。今回解説したように、議題や進捗状況は各社、各回異なります。ぜひ、ご紹介した議事録のサンプルをベースに株主総会議事録の作成を行ってみてください。
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