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ひとくちに「事務」といってもその仕事内容にはかなり違いがあります。今回は、混同されがちだけれど全然違う「経理事務」と「一般事務」についてその仕事内容の違いを解説します。特に事務職希望の方は、これからの将来を考えたときに、どの事務職に就くかしっかりと考えておきましょう。
経理事務とは、会社のすべてのお金の出入りを管理する仕事です。
お金の出入りを管理するというと、大きなものでは会社の資産管理、予算管理、部門ごとの粗利益、純利益や人件費など、社内の人に近いところでは、備品購入や営業経費などの経費精算といった業務までが該当します。
会社の規模や職務の分担によって、経費精算などの業務を一般事務が行うこともありますが、おおもとの管轄は経理が担っているのです。領収書や請求書などの証憑をとりまとめて送付する先は経理部ですし、小口現金などがある場合も経理に残高を報告します。
経理業務の最終的なゴールは、決算です。法人の売上から経費などを控除し、最終的に「利益」と「税金」を算出。確定申告をおこない、財務諸表を作成します。
会社にとって決算と納税は義務です。つまり、経理なくしては会社が成り立ちません。そのため、経理というのは会社にとって非常に重要な位置づけの職種です。
会社の財務状況をいち早く知ることができる立場にあるため、経営分析を行って財務改善や労務管理など会社の運営に対して意見を求められることもあります。
事務職は、大きく分けると以下の4つに分類されます。
・一般事務
・営業事務
・経理事務
・総務事務
はたからみると「経理事務」も「一般事務」も同じ「事務」。しかし、実際に携わってみるとその業務内容も、将来の可能性も全然異なります。
「一般事務」という職種はよく募集されていますが、会社によってその業務内容は様々です。
多くは、会議資料などの書類の作成やファイリング、データの入力などに加え、電話対応・来客の応対といった、アシスタント的な役割を幅広くこなす職種を指します。「営業事務」と呼ばれる場合もあります。
会社によっては、年末調整のための必要書類を部門でとりまとめたり、固定資産の管理台帳のチェックを行ったりなど、経理部や人事部、総務部などの業務の一端をになうことも珍しくありません。
また、人数が少ない場合は、経理業務をしながら一般事務をしたりということもあります。
一般事務の特徴としては、各業務のアシスタント的な役割を幅広くこなすため、業務の種類は多いですが、何かの専門職とはならないということです。仕事内容が広く浅いため、イベント司会など「これって事務の仕事？」といったような業務内容がいきなり振られたりすることもあります。
書類作成がメイン業務の一つのため、パソコンスキルは必須です。WordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフト基本操作はできる必要があるほか、会社のオリジナルのソフトやシステムがある場合は、その使い方にも通じなくてはなりません。場合によっては部内のヘルプデスク的役割を果たすことも。
「事務職は楽そう」と思われる方も多いため、いつでも仕事を振られてしまい、来客や電話が多い部門や会社だと集中して仕事ができないということもあります。
いわゆるルーティンワーク的な事務職のイメージに該当する部分は、近年ではシステム化が進んでいるため、将来はなくなる可能性が大きいです。
経理事務と一般事務はどちらも「事務職」とくくられがちですが、注目したいのが「年収」です。
入社時はさして変わらないかもしれませんが、年次が上がるにつれてその差は開いていきます。一般事務は、専門性に特化することがないので、入社時から給与があまり上がらないのです。
経理事務は、ステップアップして会社の経営部門に近くなればなるほど、その年収は高まります。
経理事務の仕事には、日次業務・月次業務・年次業務といった業務サイクルがあります。
毎月や毎週、決まった日に、社員の給料や経費精算のお金を振り込む業務は、経理事務の仕事の一部です。給与関係についてはこの他に、毎年９月頃から１１月頃にかけて、全社員から扶養家族の申告書を集めることや、１月には、前年に支払われた給料明細を、社員が住民登録している各地の市役所や区役所に申告することがあります。そのおかげで、会社に勤めている社員は、住民税を自分で納める手間が省けるのです。
この他に、経理事務では、毎月のように取引先に仕入れ代金を支払い、税務署に年に１回から数回に渡って、会社の税金を納めます。
取引先に支払う金額は、会社が購入した物やサービスの代金を間違いなく支払うことが重要です。
会社の税金は、経理が作成した決算報告書を元にして、収める税金の金額を計算し、税務署に１年に少なくとも１回は申告します。その申告したとおりの金額を税務署に納付するので、間違いのない税務申告を行うことは極めて重要です。特に、会社の税金である法人税の税額の計算は難しいので、経理だけでなく、税の専門家の税理士に申告書の作成を依頼する会社が一般的です。
さらに、決算報告書は、会社が上場していると年に数回公表されます。この決算報告書に間違いがあると、決算報告書を信じてその会社に投資した株主や、お金を貸した銀行や取引先に迷惑を掛けてしまいかねません。そこで、経理事務は、正しい決算報告書を作成することを求められています。
つまり、経理事務の仕事は、毎月や毎年、決まった期日に、報告書を提出し、お金を支払うなどの仕事が多く、比較的繁忙期と閑散期がわかりやすいサイクルのある仕事です。また、経理事務の仕事は、業種を問わずに、どの会社でも共通して行われるので、比較的転職しやすい仕事です。
経理事務の仕事は、お金を扱い、期日までに正確に作業をこなすことが求められることが多いので、几帳面な人や、細かい作業が苦にならない人は、経理事務に向いていると言えます。
また、最近は多くの会社で、決算書作成の処理に専用のアプリケーションを使い、銀行口座の送金や税金の納付もインターネットで完結するので、ITスキルは必須と言えます。さらに、経費精算などの集計作業や財務分析の作業は、表計算ソフトを使うと効率的にできるので、エクセルのレベルは、集計や関数を使えるレベルが望ましいでしょう。
どちらかと言えば、男性より女性が多く経理事務の仕事に就いているイメージがありますが、経理部長や監査法人の管理職には、男性のほうが多数を占めています。
「一般事務」を目指す場合は、任される業務を足がかりにして、専門職へのキャリアチェンジを目指すのがおすすめです。
例えば、営業担当の資料作成を任され、自分なりの意見が構築されてきたら営業にチェンジするとか、新しいシステム導入の際に、部内の推進担当を任されたことから、システム部門へ興味を持つなど、実は一般事務には他の部門とか関わり、業務を知ることができる入口がたくさんあります。
ここでは、一般事務から経理へキャリアチェンジを目指す方に向けてその方法を紹介しましょう。
チャレンジしてほしいのは部内異動です。
経理の仕事というと「資格が……」と思われがちですが、社内異動の場合は、経理の方と良好な関係を築いておくのがより重要なポイントとなります。
といっても、難しいことではありません。
部内の経費精算でミスをしないよう心がけたり、請求書などの経費精算書類は締め切りまでにきちんと出すなど、経理の仕事がスムーズに進むように、自部門内でとりまとめや提出書類のチェックをしたりすれば良いのです。
経費精算などはつい後回しにしがちな部門が多いため、スムーズに出してくれたりする部門は経理部から見て非常に好感度が高くなります。
「あの部署は◯◯さんがちゃんとやってくれるから安心」と、経理部門のスタッフから見て「一緒に働きたい」と思われるような人になれば、異動希望を出した場合も受け入れられる確率はぐんと上がるでしょう。
もちろん、それにプラスして日商簿記検定などの資格を取得しておいた方が良いのはいうまでもありません。
一般事務も数年やればだいたいの職務はこなせるようになり、自分の適性もある程度見えてきます。
しかし、経理部への異動には転勤が必要だったり、そもそも空きがないなどの理由で異動がかなわない場合はどうすれば良いのでしょうか。
そのまま一般事務をこなしていても、自分から動かない限りは職種は変わりません。この状況でおすすめしたいのは、資格を取って転職することです。
まずは日商簿記検定。3級の取得からはじめましょう。
「初心者でもOK」という経理職の転職についてであっても、知識が全くないまま飛び込むのはおすすめできません。一般事務の業務範囲で関わる経理業務は、経理の中でも末端の業務です。もし、日商簿記検定3級で挫折してしまうようであれば「実は経理にむいてなかった」という結果になりかねません。転職してから後悔しても遅いのです。
一般事務からのキャリアチェンジには、しっかりと戦略を練って取り組みましょう。
もしあなたが現在、派遣社員として一般事務をしているのであれば、そのまま一般事務を続けるよりは、未経験でもOKな経理アシスタントの派遣にチェンジして経験を積むという方法もおすすめです。
実務をこなしながら、簿記検定などの資格も取得することで、正社員を目指すというキャリアアップも十分狙えます。
では、経理事務の仕事に未経験で就くにはどうしたらいいでしょうか？
まず、新卒で採用されて、経理に配属される場合があります。新卒での配属は、本人の希望や、インターンシップでの経験や学校の専門や資格を考慮して決められる場合が多いので、会社に明確に希望を伝え、卒業前に、経理の資格である簿記の資格の勉強を始めたり、資格を取得しておくとよいでしょう。
新卒でなくても、第二新卒や30代前半ぐらいまでの比較的若い年齢なら、経験のある業種の会社で募集している、未経験歓迎の求人に応募して経理事務の仕事に就くことをおすすめします。今までの実務経験が直接でなくても、経理事務の仕事に役に立つからです。
未経験歓迎の経理事務の仕事内容は、全般的に経理担当者の補助、アシスタントや、請求書の発行、経費精算、伝票整理や書類のファイリングなど、経理の知識や経験がほとんどなくてもできる仕事が一般的です。
規模の大きな会社では、取引数や社員数が多く業務量が多くなりがちなので、請求書発行業務、経費精算業務などの決まった業務だけを割り当てられる場合もあります。業務量が比較的少ない、中小規模の会社では、経理の決まった業務だけでなく、総務や一般事務も補助する場合も珍しくありません。
どのような仕事内容でも、経理事務の経験をある程度積めば、経理の経験者として、社内での昇進や、キャリアアップする転職が可能になります。
会社によって事務職の仕事内容は変わります。そのため、一般事務が経理の仕事をしたり、経理事務が書類作成や電話応対のような一般事務の仕事をすることも珍しくはありません。経理も一般事務もあわせて「事務職」として大きくくくっている会社もあります。
しかし、ここまで見てきたように「事務職」は専門性を身につけてキャリアを積まないと将来性に乏しい職種です。
その点、経理はどのような会社でも必要とされているだけでなく、仮にあなたが独立して個人事業主になったとしても役立ちます。
「今は事務職だけど、これからどうして良いかわからない」という方は、経理職を検討してみてはいかがでしょうか。
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