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総務の仕事を効率化したいけれど、どうすればよいか分からないという方は多いのではないでしょうか。総務の仕事は、幅が広く属人化された業務が多いので、効率よく仕事を行うことが難しい仕事です。そんな総務の仕事を効率化する場合には、アウトソーシングやITツールが有効的な手段になります。総務の仕事を見える化したうえで、どのような業務でITツールを使うべきか、アウトソーシングを利用すべきかを検討してみましょう。
アウトソーシングやITツールを利用することで、総務の仕事を効率化することができます。今まで手作業で行っていた仕事をITツールを利用してシステム化すれば、短時間で仕事を終わらせることができます。誰にでも出来て時間がかかる仕事のせいで社員にしかできない仕事に専念できない場合には、アウトソーシングに任せることが効果的です。
ただし、やみくもにアウトソーシングやITツールを利用しても総務の仕事を効率化できるわけではありません。総務の仕事を効率化するためにはどうすればよいかを確認しておきましょう。
総務の仕事を効率化するためには、仕事の見える化が必要です。誰がどのように仕事を行っているのかを明確にすることで、アウトソーシングやITツールを効果的に利用できるようになります。
総務の仕事は属人化されているケースが多いです。仕事によって担当する人が固定されていれば、作業する人が不在の場合には仕事が進まなくなりますし、担当者は急に休んだ場合には、別の人が慣れない仕事をすることになるというような問題が起こります。
このような状況では、アウトソーシングやITツールを導入しても満足できる結果には繋がりません。アウトソーシングやITツールを効果的に利用して総務の仕事を効率化するためには、総務の仕事を見える化しておく必要があります。
アウトソーシングを利用することで、こまごまとした雑用から解放されるため、総務の仕事を効率化することができます。窓口受付や社内行事の設定など、社員以外でもできる仕事ならアウトソーシングに任せることができます。社員が不慣れな仕事を行うより、アウトソーシングを利用した方が効率よく仕事を行うことができるため、結果的にコストの低減につながるケースもあります。
ITツールを利用することで仕事を自動化することができ、総務の仕事を効率化することができます。手作業で行っている仕事をITツールに任せることで作業時間の短縮が可能です。仕事を自動化することで社員の負担軽減やミスの発生を防ぐことができます。
総務の仕事を効率化できるITツールには以下のようなものがあります。
・無人受付システム
・勤怠管理システム
・人事評価システム
・採用管理システム
・経費管理システム
総務に仕事の効率化が求められるのは、総務で行われている仕事が非効率であること、他部門から仕事内容が理解しづらいので効率が悪く見えることが原因です。具体的な内容を確認しておきましょう。
総務の仕事は、業務の幅が広く、こまごました仕事が多いです。発生した仕事に対してその都度対応する必要があるので、効率よく仕事をすること自体が難しいのです。備品の補充や来客対応などは、必要になってからしか仕事を行うことができないので、手間と時間が余計にかかります。今行っている仕事を中断して別の仕事を行うことになるので、どっちつかずの状態となり、結果として業務効率が悪くなってしまいます。
繰り返しますが、総務の仕事は属人化されていることが多いです。総務では広範囲かつたくさんの仕事を行うことを求められるので、個々の仕事に対して対応する人が固定化される傾向にあります。100の仕事に対して社員が5名の場合、それぞれが100の仕事を行うより、5名に対して20の仕事を割り振る方が良いと考えるからですね。適切に仕事が割り振られていれば効率が良いかもしれませんが、各自の仕事内容が把握しづらい、効率よく行っているか分かりにくいというデメリットがあります。
総務で働く社員にとっても仕事を効率化することは重要なのですが、そもそも非効率的な仕事な上に各自の判断で仕事を行っているので、どうすれば効率化できるのか分からない状況になっています。
総務の仕事は、どこの部署で行うべきか分かりにくい仕事の集大成とも言えます。他部門にとっては何の仕事をしているのかよく分からないので、効率が悪く無駄な作業をしているように感じられます。総務の責任者でも自分の部下が何の仕事をしているのか分からない場合もあるくらいです。総務の仕事が見える化されていないので、仕事の効率化が必要だと思われることになります。
総務の仕事を効率化するためには、アウトソーシングやITツールが有効的な手段になります。そして、アウトソーシングやITツールを効果的に活用するためには、仕事の見える化が必要です。総務の仕事を見える化して、適切なアウトソーシングやITツールを導入することで、総務の仕事を効率化することができます。
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