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しばしば、総務は「縁の下の力持ち」と表現されます。ただ、ほとんどの会社で当たり前のように設置されているにも関わらず、総務の具体的な仕事内容について正確な理解をしている方は少ないはずです。そこで今回は、意外と難しい総務の仕事内容や、どのような人が総務の仕事に向いているのかについて解説していきます。
総務は、会社組織全体に関する業務を幅広く行う部署です。
会社は、さまざまな部署から成立しています。それら各部署が円滑に仕事をし、組織全体としてスムーズに利益をあげるには、総務の存在を欠かすことはできません。このように、総務は社員が仕事をし易くなるための仕事を請け負います。
それでは、総務が日々行う社員が仕事をしやすくなるための仕事を具体的に解説していきます。
総務は、仕事をするための環境を整える仕事をします。
例えば、社員が使用する社内備品の調達や、設備のメンテナンス、修理の発注です。社員が仕事をする際には、いろいろな備品を使用します。文具が不足したり、PCの調子が悪かったりすると、総務が新しい備品を発注したり、修理の依頼を行います。
他にも、会社内に自動販売機を設置しているのであれば、この管理も行います。駐車場施設等の管理、Wi-fi環境の整備や、社員の名刺の発注など、総務の職分は会社内における実に細かい部分にまで及びます。
総務は、社員が安全かつ健康に仕事をするための環境を整える仕事をします。仕事をする上で必要な物品だけを整えるだけでは会社は適切に活動できません。そこで働く社員の健康に気を配るのも総務の仕事です。
例えば、社員の健康診断に関する業務です。業者の選定、書類の用意、健康診断当日の案内業務など、全て総務が行います。他にも、ストレスチェックの実施、労働委員会の運営などもこれに含まれます。
総務は、各種社内イベントに関する仕事を行います。
入社式、忘年会、社員旅行など、会社では色々な行事が催されます。企画、スケジュール調整、業者への手配、当日の司会進行など、すべて総務の管轄です。
総務は、福利厚生に関する仕事を行います。
会社には、さまざまな福利厚生に関する制度が用意されています。社会保険に加えて、各種手当や特別休暇制度など、総務がこれらの制度の運用や見直しを担当します。例えば、育児休暇取得を希望する社員がいるなら、必要書類を用意し、申請サポートを行います。
上述した業務以外にも、会社の規模や部署配置構成によって、総務は多様な仕事を行います。
例えば、人事部が置かれていない会社ならば、総務が採用人事や人事管理、年末調整などの業務を行います。法務部が置かれていない会社ならば、就業規則の整備や知財管理などを担当します。役員に秘書を割り振っていない会社ならば、出張の手配、来客・電話対応なども行います。
会社が公開株式を発行している場合には株主総会が開催されますが、こちらに関係する仕事も総務の担当です。株式を管理し、株主総会の招集手続を行います。株主総会のための会場手配や資料作成、当日の運営業務なども担当します。
総務は、会社の中の「何でも屋」です。極めて多様な仕事をこなさなければいけません。では、このような膨大な仕事量をこなさなければいけない総務には、どのような人が適任と言えるのでしょうか？
総務は、限られた時間の中でかなりの仕事量をこなさなければいけません。したがって、総合的な処理能力の高さが求められます。正確に、迅速に、上手に優先順位をつけながら、同時進行的に複数の仕事をするスキルを持つ人は総務に適任です。
他部署の社員や取引先の人と関わる機会が多いのが総務の特徴でもあります。他者とのコミュニケーション能力に長けている人でなければ、円滑な情報伝達を行うのは難しいと考えられます。対面・電話・メールなど、あらゆる情報伝達ツールにおいて、コミュニケーション能力が求められます。
総務は、業務上多くの書類を作成しなければいけません。したがって、ワードやエクセル等のパソコンスキルが高くなければ務まりません。併せて、簿記などの素養を備えていると、より適性は高いと考えられます。
多くの企業が活動しているこの社会は、今現在凄まじいスピードで変化を遂げています。テレワークの推進、最新ITツールの導入、働き方の多様化、外国人との関わりの増加など、ひと昔前の情勢とは全く異なります。
変貌を遂げる社会に、それぞれの会社が対応を求められています。そして、企業自体が変化をするということは、企業を底から支える役割を担っている総務も、柔軟に、臨機応変に、センサーを働かせなけれていかなければならないのです。
新しい制度やツールが導入されれば、それに順応するための勉強も欠かすことができません。英語力が要求される機会も増えるでしょう。これからの総務は、多様な仕事をこなしながらも、常に臨機応変さと勤勉さが要求されるのです。今は、まさに総務の仕事力が問われる時代です。
以上で解説したように、総務は幅広い仕事を担当するスーパーマンです。人によっては、「総務なんて何の仕事をしているか分からない」などという見方をする場合もあるでしょう。しかし、これは大間違いです。総務がなければ会社は回りません。
高いスキルを求められる。重い責任を課される。しかし、やりがいがある。魅力たっぷりの仕事、それが総務です。
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