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IT化が進む世の中ですが、印鑑が必要な文書というのは未だに多く存在します。しかし、紙にいったん印刷してから、会社の印鑑を押印するためには、会社に出社する必要があるため、リモートワークがなかなか進まないという現状があるようです。本記事では、そのような悩みを解決する「電子印鑑」について、その仕組みとメリット・デメリットについて解説します。
電子印鑑とは、印影を画像データ化し、電子化した文書に印鑑を押印できるようにしたものです。
電子印鑑であれば、今までは紙に出力してから押印していた印鑑を、Word・Excel・PDFファイルに直接印字できるため、わざわざ印刷して押印するという作業の手間を省くことができるようになります。
東日本大震災を経て、書類や資料について紙媒体ではなくデータとして保管することで破損リスクを避けるべくクラウドサービスへの関心が高まるにつれ、そもそも文書自体を電子化したいという要望が出てくるのは必然だったといえるでしょう。
大きく分けると、電子印鑑には以下の2つのタイプがあります。
①印影を単純に画像に変換して押印できるようにした電子印鑑
②印影を使用者情報も含めてデータ化した電子印鑑
①は印影の画像を透過処理して、画像データを書面に貼り付ければ簡単にできます。最近では請求書の発行サービスなどでも印影データを無料で作成してつけてくれる場合もありますが、単純に作れる物は偽造されやすので、重要書類などに使うのは避けた方が良いです。
②については、誰の印鑑であるかを識別できる情報があるので、印鑑の偽造防止になるとともに、信頼性も高まります。「シヤチハタ」などで、セキュア&個人認証が可能な印鑑を有料で提供していますので、より安全です。
印鑑をなぜ文書に押印するのか、その理由は「本人が書面の内容を確認・承認したことを証明するため」です。
海外では本人のサインが使われますが、日本においてはサインよりも本人が所持している印鑑の方が信頼度が高いと見なされます。
一番信頼度の高いのは本人の自署+印鑑の捺印です。
法律的には自署・もしくは印鑑がない場合は法的な効力がないとされています。
それでは電子印鑑はどうでしょうか？
結論から言うと、普通の電子印鑑の効力は「認印」レベルです。
しかし、前述のシヤチハタ「パソコン決裁Cloud 」のように、電子印鑑に個人情報をつけた物であれば、本物の印鑑として、実印の効力を付与することも可能です。
それでは、電子印鑑のメリットについて見てみましょう。
なぜ電子印鑑を検討・導入したいかと言えば、まず第一に上がるのが業務効率化ではないでしょうか。
印鑑を押印するとなると、以下の作業が最低でも必要です。
・印鑑を準備
・書類を印刷
・押印を間違えたら再度やり直し
さらに、法人の印鑑であれば社内承認などの手順も踏む必要がある場合も、電子印鑑であればその場にいなくても決裁が可能なため、手続きがよりスムーズにすすみます。
特に最近はテレワークの普及により、出社せずに承認や書類作成作業ができる電子印鑑の必要性はより高まっているといえるでしょう
印刷するための紙代、プリンタのトナーといったコストは、紙に押印する作業が多い場合かなりの負荷になります。
また、押印後の文書について、控えを保存する必要がある場合はコピー代、ファイル代、さらにはキャビネットの用意など什器コストもかかります。
電子文書であれば、データによる管理なので、サーバーやバックアップのための費用は必要ですが、場所をとらず、いざというときも見つけやすいため、長い目で見ると、書類を探す人の人件費も節約できるのです。
印鑑については、実物は落としたりすると割れたりかけたりする場合もありますし、厳重に管理しても、紛失・盗難リスクもゼロではありません。
電子印鑑であれば、バックアップをとっておくことでデータの破損や紛失リスクを最小限に減らすことが可能です。
それでは次に、電子印鑑のデメリットについて見てみましょう。
認印として使うレベルの印鑑を作るには、印影をデータ化するだけでよいので、フリーソフトなどでも作成可能な物が配布されています。
しかし、印鑑の効力をより高め、当事者が捺印したと言うことが証明できるようにセキュリティ対策をおこなった物を導入するとなると、それなりにコストがかかります。
今までと異なることをおこなう場合は、業務手順の変更が必要となります。電子印鑑の導入に従い、特に役職が上の人ほど、今まで秘書や部下にさせていた「押印」という作業を自分でおこなわなくてはならないため、システムの操作手順などを理解して使ってもらわなくてはなりません。
電子印鑑が普及しつつあるとはいえ、まだまだ認印レベルのところがほとんどです。例えば法的な効力の強い文書も電子印鑑で作成したい場合は、取引先に事前に説明し、その対応を受け入れてもらう必要があります。
文書の電子化やテレワークの普及に伴い、電子印鑑については急速に普及が進んでいます。自分のところはまだまだと思っていても、今後社会保険の手続きの電子化や、法人税の電子電子申告も義務化されるに伴い、業務における電子印鑑の必要性はますます高まるでしょう。
柔軟な働き方を実現するためには不可欠な、印鑑の電子化。これを機に業務改善に取り組まれてみてはいかがでしょうか。
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