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車でお得意先を訪問したときや、出張時にガソリンスタンドで支払ったガソリン代は、どの勘定科目で処理するのが正しいでしょうか？ガソリン代について処理する場合の勘定科目は、旅費交通費や車両費、燃料費などが考えられます。今回は、ガソリン代を支払ったときの勘定科目の選び方についてのルールを解説します。
まずは、会社が勘定科目を決めるときの基本的なルールを理解しておきましょう。
中小企業においては、勘定科目の名称そのものは、それぞれの会社がわかりやすいものを使って問題ありません。ガソリン代としてお金を支払ったときの処理としては、「旅費交通費」という勘定科目を使ってもいいですし、「車両費」や「燃料費」などを使っても問題ありません。
どの勘定科目を用いて会計処理を行ったとしても、最終的に会社が納める税金の金額に差が生じないのであれば、税務署が文句を付けてくる（税務調査などで指摘してくる）ということは基本的にありません。そのため、ガソリン代を支払ったときにどの勘定科目を選択するか？については、会社の実態に応じて自由に選択することが可能です。
「移動に必要だった費用」としてガソリン代を電車代などともまとめて一括で把握したいときには、旅費交通費を使うのが良いでしょう。
一方で、「車に関連する費用」としてガソリン代を把握したい場合には、車検費用や修理代などと合わせて車両費を使うことが考えられます。
また、社長が使ったガソリン代は旅費交通費として処理し、従業員が使ったガソリン代は燃料費として処理するなど、利用者によって勘定科目を使い分けて問題ありません。
もっとわかりやすく、「社長ガソリン代」「従業員ガソリン代」という名称を設定しておいても問題はないでしょう。
このように分類して勘定科目を設定しておけば、決算書を見たときに「誰がどれだけのガソリン代を支出したのか」をひと目で理解することができます。勘定科目に入力した金額は、最終的に決算書として集計され、一事業年度の経営成績をチェックする指標となります。
実際の会社の業務実態に合わせて勘定科目を設定しておくことで、その会社の経営状況をより深く分析することが可能になるのです。決算書として集計されたときに、会社の経営状況を知るための情報として判断しやすい勘定科目名称を選ぶのが良いでしょう。
勘定科目の設定をするときには、以下の2つのルールについては必ず守る必要があります。
・いったん決めた勘定科目は継続的に使い続ける
・消費税の課税区分に注意する
それぞれのルールの意味について順番に見ていきましょう。
第一に、いったん決めた勘定科目は、その後も特別な変更事由が発生しない限りは、継続的に使い続ける必要があります。
これは、2つ以上の事業年度を比較してみるときに、経営成績の比較を正しく行えるようにするためです。
例えば、お得意先を訪問するために従業員が支出したガソリン代について、2020年度は「燃料費」として処理していたけれど、2021年度は「旅費交通費」として処理したとします。
このような変更をしてしまうと、「お得意先を訪問するために車を使った」という事実は一定のはずなのに、事業年度によって決算書の内容が異なることになってしまいます。
これでは経営成績が伸びているのか、落ちているのかを正しく判断することができません。こうした問題を財務諸表の期間損益の問題と呼びます。
財務諸表の期間損益を正しく行えるようにするためにも、いったん決めた勘定科目は、その後も同種の取引が発生したときには同じ勘定科目を使い続けなくてはならないのです。
第二には、消費税の課税区分に注意する必要があります。
消費税の課税区分とは、会社が行った取引に含まれる消費税を、正しく計算するために行う取引の分類のことをいいます。
多くのケースで、消費税の課税区分は勘定科目と関連づけて設定を行うことになります。
原則として、一つの勘定科目には、一つの消費税課税区分を設定するのが望ましいといえるでしょう。
消費税は、売上を計上したときには顧客から預かった分から、費用を支払ったときに取引先に預けた分を差し引きし、最終的に手元に残った消費税を税務署に納めないといけません。
例えば、消費税率が10％だったとして、100万円の課税売上と60万円の課税仕入が発生したとしたら、この事業者が納める消費税額は以下のように計算できます。
・納める消費税額＝（預かった消費税額）−（預けた消費税額）
・納める消費税額＝（100万円×10％）−（60万円×10％）＝4万円
一般的に、日本国内で普通に行う商品やサービスの購入は「課税取引」として処理しますが、中には「不課税取引」や「非課税取引」として消費税の計算には含めない取引もあります。
車の種類によっては、ガソリンではなく、軽油を燃料として購入することもあるでしょう。この場合の消費税の課税区分に注意が必要です。
ガソリンや軽油に含まれる税金の種類には、以下のようなものがあります。
・ガソリン：石油税・ガソリン税
・軽油 ：石油税・軽油引取税
このうち、石油税とガソリン税は、消費税の課税区分は「課税取引」となります。
一方で、軽油引取税については「不課税取引」ですので、消費税の計算をする際には省かなくてはなりません。勘定科目の設定を行う際には、軽油に関する取引についてはガソリン代とは区別しておくようにしましょう。
レシートには軽油引取税や石油税が区分して表記されているはずですので、軽油引取税については租税効果などの勘定科目を使うことが考えられます。
今回は、ガソリン代を支払ったときの勘定科目の決め方を解説しました。本文でも見たように、一度決めた勘定科目は後から変更するのが困難ですので、基本的なルールを理解した上で設定を行うようにしましょう。
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