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採用活動の結果、新入社員が入社することになりました。社会保険、雇用保険、年金などなど、入社の際にしなければならない手続きがたくさんあることはわかっても、漏らさずに全て対応するのはなかなか至難の業です。
本記事では、新入社員が入社するにあたって必須の手続を一覧にしてチェックリストにまとめ、さらにそれぞれの簡単な解説をつけてみました。労務担当者の方は、ぜひ入社時の確認や自社のチェックリスト作成にお役立てください。
新入社員が入社する際には、会社は労働契約を結ぶ必要があります。これは、内定通知書と、具体的な労働条件通知書を渡し、入社の誓約書とともに承諾の記名押印をもらうものです。
雇用条件については、明確に書面で通知したうえで、本人の押印をもらうほか、採用後のトラブルを避けるためにも、2部作成して会社と本人で保管します。
| 書類 | 内容 |
| 内定（採用）通知書 | 本人に採用を通知する書面 |
| 労働条件通知書 | 入社時に労働条件を書面で通知する義務が 1.労働契約の期間 2.就業に関する事項 3.就業場所 4.従事する業務に関する事項 5.始業及び終業の時刻 6.所定労働時間を越える労働の有無 7.休憩時間、休日、休暇に関する事項 8.賃金に関する事項 9.退職に関する事項 |
新たに社員を雇用する際は、法的に必要な手続がいくつも存在します。以下は一般的な会社組織で雇用する場合の必要手続と書類について一覧にしましたので、ご確認ください。
新入社員が持っているもので、入社手続きに必要なものを速やかに提出してもらいます。
以下は、書面に記入・押印後に社会保険事務所や健保組合、ハローワークや労働局への届け出が必要です。
以下は、会社の総務・人事・経理・庶務などの手続きに必要なものです。
社内における新入社員の受け入れについては、会社ごとに異なりますが、ここでは一般的に考えられる準備内容をまとめています。
| 準備する内容 | 備考 |
| 机・椅子・ロッカー | 施錠が必要な場合はキーも受けたわします。 |
| パソコン一式 | 必要なソフトウェアなどがあれば事前にインストールしておきます |
| メールアドレスや社内システムID | セキュリティの関係上、出社してから伝えます |
| 業務マニュアル | |
| 社員証・カードキー | |
| 制服 | 制服がある場合は、事前にサイズも確認しておきましょう |
社員が入社すると、このように様々な手続きや準備することが生じます。入社手続きを漏れなく正確におこなうことで、会社に対する安心・信頼感をもってもらえるよう取り組みましょう。
事務手続きもそうですが、受入部門での対応も社員が気持ち良く働いてもらうためには必要です。必要に応じて新入社員の受入についてのマニュアルを作成し、メンター制度を設けるなど、新入社員が一日でも早く職場に慣れて本来の力を発揮して働くことができるようサポートしましょう。
・目的は快く新入社員の方に仕事に入ってもらう
・社会保険・雇用保険・年金など会社として必要な手続きは全て漏れなく行う
・契約など着実に結べるようにしておく
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