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株主総会は「この時期に行わないといけない」といった決まりはありません。しかし、だからといって、1年のなかで都合のいい時期に株主総会を開催してもいいというわけではないのです。では、株主総会が開催される時期はどのように決定されるのでしょうか。今回は、株主総会の時期について解説していきます。
株主総会の「株主」とは、株式会社より発行された株式を保有している人のことです。「出資者」とも呼ばれます。
株主には「自益権」そして「共益権」の2つの権利があります。自益権とは、株式会社からの配当金などの経済的利益を得る権利のことです。また、共益権とは、株式会社の経営に関する重要な意思決定に関わり、その経営を監督して是正することができる権利のことです。
そして、この株主が、会社の経営に関する重要事項の意思決定を行う場が「株主総会」です。
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株主総会において株主が意思決定をする事項は、大きく分けると3つあります。「会社役員の人事に関わる事項」「会社経営の根本に関わる事項」「株主の利害に関わる事項」です。
株主総会では基本的に「資本多数決」というかたちがとられます。簡単に言えば多数決のようなものですが、株主1人に対し1つの議決権が与えられるかたちではなく、所有している1株に対し1つの議決権が与えられるかたちです。
つまり、株を多く所有していればいるほど、多くの議決権を得ることができるのです。
株主総会には「定時株主総会」と「臨時株主総会」の2つがあります。定時株主総会は5～６月に開催されることが多いのですが、臨時株主総会は必要に応じて開催が決定されるため、前もって時期が決まっているわけではありません。この２つの株主総会について、もう少し詳しくお話しましょう。
定時株主総会は、この名前の通り、定期的に開催される株主総会のことをいいます。会社法では、１年に１回、株主総会を開催することが義務つけられています。株主総会の開催時期については会社法での定めはありませんが、決算日を基準にして３ヶ月以内に開催しなければいけません。
日本国内の株式会社は３月末を決算日とするところが多いため、これにより定時株主総会の開催月も5～6月、特に6月末が多い傾向がみられます。
臨時株主総会は、定時株主総会とは異なり、開催時期があらかじめ決まっているわけではありません。必要に応じて、株式会社の任意により、開催の時期が決定されます。
また、臨時株主総会には開催の回数についても制限が設けられておらず、株式会社が比較的自由に設定をすることが可能です。とはいえ、あまり臨時株主総会が開催されることはありません。
これらの株主総会が開催される時期が決まると、株式会社は株主に対し、株主総会の2週間前までに招集通知を発送しなければいけません。招集通知には株式総会の日時と場所、そしてどういった内容の重要事項を決定するのかといったことが記載されています。
決算日より3ヶ月以内に株式総会を開催しなければならないのですが、この3ヶ月は長い期間のように思えますが、実際には準備しなければいけないことが山のようにあります。大まかに解説していきましょう。
株主総会へ株主を招集するために必要となる計算書類や事業報告といった書類の作成をします。これらの書類は、作成後、監査役による監査を受けなければなりません。
監査報告を作成し、取締役会の承認を得る必要もあります。また、必要に応じ、株式総会において提案する議案または定款の変更についての書類に関しても作成が求められます。
先ほどお話した株主への招集通知も作成をする必要があります。記載する内容を決め、発送準備を行ないます。この際、作成済みの計算書類や事業報告などの書類も同封しなければなりません。
ただ、株主の承認を得ている場合においては、メールなどでの通知でも可能だとされています。ただし、この招集通知には法律が関わってくるため、注意をして取り扱わなくてはいけません。また、通知時期が遅れたり、通知方法に手違いがあったりした場合には、招集手続きの不備が追求されることもあるからです。
定時株主総会の時期について細かい定めがあるわけではありません。ただ、決算日より3ヶ月以内に開催する必要があり、株主総会までの準備に時間を要することから、多くの株式会社の決算日より3ヶ月後の5～6月に集中しています。
臨時株主総会については、必要に応じて開催が決定されるため、時期に関しては株式会社に決定が委ねられています。そして、株式総会までには多くの準備作業が必要であり、不備は許されません。慎重に作業を進めることが求められます。
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