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「債務管理」とは、買掛金が未払いとなることを防ぐために、確実に支払うまで管理することを意味します。商品や製品などサービスを提供する前に、原材料などの仕入れや製造のための外注などがありますが、こうした支払を確実に行なわなければ、取引里の信頼が崩れ、これからの取引に支障をきたしてしまいます。本記事では債務管理の重要性と注意点について解説します。
債務とは、ある者が他の者に対して一定の行為をすること又はしないこと（不作為）を内容とする義務のことで、具体的には、商品の購入やサービスの利用によって発生する「将来的に支払うべき金額」のことです。
この時、義務を負う者を債務者、権利を有するものを債権者と呼びます。
つまり、債務と債権は対の関係にあり、A社とB社に取引がある場合、A社にとっての債務は、B社にとっての債権といえます。
一般的に企業間取引では、現金決済ではなく一定期間で発生した取引をまとめて請求するようになっています。
そのため、債務の支払いについては、現金で準備しておく必要があるのです。
逆に、相手から支払ってもらうものを管理する「債権管理」もあります。企業のサイクルからすると、売上を上げる前に仕入れがあるため、債務管理が先に来るようになっています。
売上が上がるめどがあっても、手元に現金がないと仕入れが行えないということになるので、帳簿上は黒字でも支払ができないために倒産、という羽目になってしまいます。
どこにいついくら払うか、そのためのお金をどうするのか、こうした債務を管理することは、企業の運営上、不可欠なのです。
債務管理を行うことで得られるメリットを以下に挙げていきます。
資金繰りに困らない経営を目指しても、いつ、どれほど支払わなければならないのかがわからなければ、対策は打てません。資金繰りが厳しい会社であるほど、日、週、月単位でどれほど支払予定があるのかがわかれば安心でしょう。債務管理を行うことで、資金の流れがわかるようになり、早めの対策を打つことが可能になります。
しっかり払うためには、払うべき金額を明らかにする必要があります。仕入先からの請求書は鵜呑みにするのは危険だと言えます。注文したものが正しく納品されているか、納品されたものと納品書は一致しているか、また、返品・割戻し・値引き・割引の連絡、処理の訂正等、経理はもちろん、現場での仕事も適切に行うことが重要です。
債務管理を行うことで、これらの仕事の質をより高めることができます。結果として、支払うべき日に正しい金額を払うことができます。
支払いが遅れることや未払いになってしまうということは、取引先からの信用を失うことを意味します。お金にルーズな会社を信用する取引先はいません。
逆に、支払うべき代金を常に正しいスケジュールで支払う会社というのは、取引先にとって信用に値する企業となることができるでしょう。
これからも取引を進めるためにも、債務を管理し的確に支払うというのは非常に重要な業務フローなのです。**お金の支払いをきれいにしておくことで取引先からもパートナーとしての信頼を得ることができます。 **
これは企業間というよりも、プライベートで考えていただく方がわかりやすいかもしれません。 例えば、いくら少額でも借りたお金をすぐに返す人と、 なんだかんだと引き伸ばし、結局忘れたりして払わないような人がいたとしたら、どちらとお付き合いしたいですか？と考えると、おのずと分かりますよね。支払いに関することは、厳格に取り組むくらいでちょうど良いのです。
それでは債務管理の実施にあたって、具体的な業務フローを見ていきましょう。
しっかりと支払うためには請求金額を明らかにしなければいけません。納品書・請求書の内容を きちんとチェックし納品されたものと請求金額が一致しているかどうか、 現場との連携も必要です。
まず仕入先別に買掛金台帳を作成します。
月ごとに「前月の残高」「当月発生額」「当月支払額」「当月残高」を記録することで、仕入先別にいくらの買掛金残高があるのかを把握することができます。
当月の支払額は、
・取引先別に支払予定実績表
・支払日別に支払予定額
をまとめておきます。
支払日別支払予定額を、出金記録と付き合わせることで支払い漏れの確認も可能です。 支払った請求書には「支払い済み」のスタンプを押すなどして、二重払いのミスを防止するようにしましょう。
仕入れ業務は、会社の業務の中でも不正や間違いが起きやすい業務です。仕入先の請求書の内容についてはしっかりと確認し、過払いや過少払いが生じることがないように、チェック体制を確立する必要があります。
期日通りに支払うべき代金を、確実に支払うことは、取引先からの信用を得るために非常に重要です。よほど支払期日までの期間が短い場合は、スケジュールの見直しをお願いしてみる方法もありますが、基本的には先方の指定通りのスケジュールで支払うようにしましょう。
出典：『経営力向上』のヒント～中小企業のための『会計』活用の手引き～｜中小企業庁HP
債務の状況をしっかり把握し管理することは、今後の支払いに必要な資金を確保するためにも欠かせない業務スキルのひとつです。
そのためにも、買掛金を「いつ支払う予定」で「いつ支払いが完了したか」というところまで、情報を管理し、リアルタイムに把握できるようにする業務体制の構築が重要となります。
会計システムでは債権管理・債務管理機能があるものが多いですが、その情報をリアルタイムで把握するというところまでは手が届いていないというのが現状です。
取引先が多く、それぞれの債務の確認が滞ってしまうようであれば、別建てで会計システムと連動させるような 債権・債務管理システムを導入して見ることも検討してはいかがでしょうか。
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