財務・経理で役立つエクセルテクニックをご紹介

財務や経理の仕事では多くの数字を扱うため、エクセルを使いこなすと格段に業務効率が上がります。
経理の業務を行う場合、エクセルで仕訳から分析のための資料作成をしたり、会計ソフトへの入力をあえて会計ソフト上では行わず、所定のエクセルフォームに勘定科目や金額を入れて、エクセルを表計算形式やテキスト形式でアップロードして会計ソフトに一気に仕訳を読み込ませるといったテクニックも出来ます。

特に経理業務を扱う部門においては、エクセルを使った資料作成、帳簿入力や情報分析など、エクセルを使った業務が必ずあります。
そこで今回は、知っておくと時間短縮、業務効率アップにつながるエクセル機能についてご紹介します。

• SUM関数-エクセルテクニック
• SUMIF関数-エクセルテクニック
• COUNT関数-エクセルテクニック
• COUNTIF関数-エクセルテクニック
• AVERAGE関数-エクセルテクニック
• TODAY関数-エクセルテクニック
• IF関数-エクセルテクニック

SUM関数-エクセルテクニック

SUM関数は、数式の作りがシンプルで、かつ使う場面も頻繁にあるので利用必須の関数です。
売上や仕入、費用の計算等、出納業務や仕訳業務では多くの数値をエクセルに入力していくことが多々あります。その過程で合計値を検算のために確認したり、分析データとして利用することも多いです。電卓で該当する数値を足し合わせていくことも勿論できなくは無いですが、件数が百件を超えてくると電卓で計算することは現実的ではなくなります。そういった場面ではエクセルで該当する数値の合計値を計算するSUM関数が有効です。

SUM関数では、「=SUM(数値の合計値を出したいセル)」をセルに入れることによって合計数値が自動で計算されます。
例として、A1セルからB3セルまでの範囲内のすべてのセルの数値を合算した数値を集計したい場合は、集計値を表示したいセルに、「=SUM(A1:B3)」と入力します。
隣り合っていない離れたセルの数値を合計する場合には「=SUM(A1,B2,C4)」といった形で、カンマで区切って、それぞれのセルの場所を指定すると、該当のセルのすべての数値を合計してくれます。

SUMIF関数-エクセルテクニック

SUM関数からの派生形として、特定の条件に合う数値だけを合計するSUMIF関数があります。
「=SUMIF(範囲,検索条件,[合計範囲])」の形でセルに記載して計算します。
例として「=SUMIF(B2:B15,”>10”)」と記載すると、B2からB15のセルのうち、値が10を超えているもののみを集計します。大口のみの取引先を集計したりできます。

COUNT関数-エクセルテクニック

会計ソフトに取引先一覧などを読み込ませている場合や、売掛金の残高一覧を出して、リストを確認することはしばしば経理担当者の業務として発生します。
取引先として実際に取引先がある会社は何社あるのかを計算したいなどの需要があった際に有効になるのがCOUNT関数です。様々な目的に合わせて利用ができ、関数の派生系も多く、使いこなせると非常に有効になります。
「=COUNT(A1:B5)」と入れると、A1からB5までの範囲の中で数値の入っているセルの個数をカウントします。例えば取引先の一覧と、その取引先への売掛金の残高や、各取引先への今期の売上高が並んでいる場合、現在取引のある取引先の件数を、数値が入っているセルの数をカウントすることによって、即座に把握出来るという訳です。

COUNTIF関数-エクセルテクニック

COUNT関数の派生形としてよく用いるのがCOUNTIF関数です。「=COUNTIF（範囲, 検索条件）」と入力して用いられます。
例えば「=COUNTIF（A1:A5, “>=100”）」と入力すると、A1からA5のセルの範囲内で、100以上の数値の入っているセルの個数をカウントしてくれます。一定以上の売上のある取引先の件数を把握する場合などに用いることができます。

AVERAGE関数-エクセルテクニック

指定した範囲のセルの数値の平均値を計算することの出来る関数です。各月の売上の平均値などの値を出すことが出来るので利用機会が非常に多いです。
「=AVERAGE（範囲）」で計算することができ、「=AVERAGE（A1:A5）」とすると、A1からA5の範囲にある数値の平均値が出ます。

TODAY関数-エクセルテクニック

作業している日付を表示することの出来る関数です。請求書を経理が発行する時にエクセルを用いている場合、テンプレートのエクセルの所定のセルにTODAY関数を入れておくと、常に発行日の日付が自動で出るため、毎回日付を変えたりする手間も減り、また、前回の請求書作成時から日付を変更し忘れるといった凡ミスも防ぐことができます。
使い方としては「=TODAY()」をセルに入れておくと、自動でその日付をセルに出すことができます。

IF関数-エクセルテクニック

IF関数では特定の条件に適合する場合と適合しない場合の2パターンの返してくる答えを入れておくことができます。「=IF(C1=”はい”,1,2)」とした場合、C1のセルが”はい”の場合、1の値が出て、C1のセルが”はい”ではない場合、値は2となります。
左隣のセルに属性に関する情報を入れておくことで、その条件に応じて計算式を変化させていくことが出来るので非常に便利です。

いかがでしたでしょうか。財務や経理の業務では上記のような関数を始めとしたエクセルのテクニックを用いることによって業務効率が大きく変わってきます。今回は関数をテクニックの例として見ていきましたが、この他にも利用出来ると非常に便利な関数も多く、またショートカットキーなども覚えていくと作業スピードが大きく異なってきます。
これを機会に色々なテクニックを身に着けていきたいですね。