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経理と総務は、企業の規模によっては同じ部署で行うことも多い業務のため「事務職」とひとくくりにされてしまいがちな面もありますが、経理はお金に関することを維持管理する仕事、総務は会社運営にまつわる調整や企画を行う仕事と、全く別の仕事です。本記事では経理と総務の業務内容について具体的に解説します。
経理の基本業務は、売り上げや交通費など企業活動の中で発生する日々のお金の動きを管理し、その結果を集約し、経営層や関連部門に経営状態を示す試算表などの資料を作成します。1年に1度、決算書類をまとめるまでが経理部の仕事です。
健全な会社経営のためには、お金の流れを見える化することが大事です。各部門や会社全体の動向を見つつ、予算や実績の管理を適宜行うためには、日ごろから正確で迅速な業務遂行が求められます。
経理部の仕事は、主に日次・月次・年次の3つに分けられ、1年のルーティンがある程度決まっています。
日々の経理業務です。交通費や備品購入、出張精算などの経費精算の対応や、それらにまつわる現金・預金の管理を行います。入出金時の請求書や領収証、またそれに必要な添付書類などの内容確認をしっかりと行った上で、仕訳を行い、伝票を作成。振込や入金の残高管理なども行います。
毎月の請求と支払について行うのが月次業務。請求書に基づく定期的な支払いや入金確認、企業によっては従業員の給与計算を行う場合もあります。
また、月次の締めが終わったら、その月の試算表と損益計算書を作成し、会社の収益状況を経営層に報告します。
年間の収益情報を、決算書類としてまとめるのが年次業務です。決算日の2ヶ月以内に集計を終え、税務署に申告する必要があるため、経理業務では年間で一番忙しい日々が続きます。日次・月次でチェックを重ねていても、ミスがあれば不適切会計につながりかねないため、再度総仕上げの確認も必要です。
経理部というと、お金の計算ばかりしているように思われるかもしれませんが、それも最終的には会社の経営状態を表す「決算書」を作成するためのもの。それ以外にも定期的な情報提供を行うことも多いので、年次が上がると資料作成がメインとなることもあります。
社内部門ではお金の出入りがある部署との関わりが多く、特に会社設備などを管理している総務部とはやり取りが必然的に増えますので、同じ部署の別の課やセクションとなっていることも多いのです。
企業や組織のいずれでも必要な総務部ですが、その業務範囲は、企業によって様々に分かれます。会社を運営する上で、円滑な業務を行うためのサポートが業務ともいえます。オフィスを整えたり、什器など必要なものを調達したり、日程や人材を調整したりなど、ある意味「なんでも屋」というところも。
業務内容としては大まかに以下のようにわけることができます。
社内情報提供や意見の取次、スケジュール管理を行う役員秘書が総務部所属の場合もあります。
また、場合によっては特命事項を受けて社内調査を行うこともあります。
経営計画などを伝える全社会議の開催、業務連絡などのツール管理、各種社内規定の整備などを行います。会議の場合は会場予約から、資料印刷手配、お弁当などの飲食手配までと行うことは幅広いです。また、社内文書などのフォーマットを統一したり、社内の決まりごとをわかりやすいようにまとめたりといった文書作成も行います。
オフィスの賃貸契約、固定資産管理、オフィス家具、コピー機、PC、リースカー、備品全般など、企業の営業活動に必要なものの業者との契約締結や管理を行います。オフィスを開設・移転するには、多くの作業が必要です。それらを一手に担うのが総務部です。
災害時の社員の安否確認や対応マニュアルの策定、オフィスのある地域との関係を良好に保つことも大事です。また、日ごろから防災意識を高めるために避難訓練などを実施したりもします。
人事部の仕事を総務部が担うこともあります。例えば社員の福利厚生や、社会保険に関する業務、また、採用、昇格、転勤、懲罰、退職に伴う様々な人事関連の手続きなどです。
こうして見ると、総務部の方が行うことの幅が多く、一口に「総務」という業務でくくれないのがわかります。
企業の規模にもよりますが、経理はお金周りの仕事が多く、総務はそれ以外のこと全般といった分け方をされていることが多いです。人事部門が独立していないところは、給与計算が経理で、採用や評価が総務といったように分かれている場合もあります。
また、総務部の中に経理課があったりするような組織だと、経理担当でも総務の仕事を任される場合もあり、あれもこれもと兼業になってしまうのは中小企業にはありがちです。逆に大企業ほど明確に担当が分かれますが、かえって専門的になりすぎて、業務の幅が出ないということもあります。
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