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経理では多くの作業を行うので手を動かす回数自体が非常に多く、また、多くの数字やデータに基づいて資料の作成や、決算書類の作成、請求書などの取引書類の作成を扱うことも多いです。経理の記帳する仕訳や決算作業や報告資料は基本的に間違いの許されない類のものであり、作業者本人が注意するのはもちろんのこと、ダブルチェックなどのチェックのフローや体制をきちんと整備することで、作業者本人の負担も和らげ、会社としても致命的なミスで適時に気づけるようになります。今回は上場企業などのような大会社ではなくても、行っていくことの出来るチェック体制の構築に関して解説していきたいと思います。
経理でチェック体制の無い状態の会社は、中小規模の会社ではよく見られます。どうしても人的なリソースが足りない上に、経理の専門的な知見のある人材が複数いることもほとんどなく、一人で抱え込んでしまう状態です。また、複数いても、規模が大きくないと上長も各種作業に忙しく、担当者の作業状況を放置しがちになります。
チェックする人がいないとミスが起きるのは勿論のこと、ミスが起きて問題になる度に、担当者には次回以降ミスをしないようにプレッシャーがかかってしまい、何度も自分の作った資料を確認し直したりといった、重要なことではあるものの、無駄の多い工程にもなってしまいます。
また、チェックする人がいない状態だと、担当者がずっと間違った処理をしていたりしても気づけず、何ヶ月も処理から時間がたって問題が発覚したりといった事態も生じます。どうしても作業量が増えてくると人間はミスするものですから、誰かがチェックすることが自然と行われる体制づくりが重要です。
まずはダブルチェックの仕組みから始めるのが良いでしょう。経理で係わってくるような入出金や経費精算のような単純なものから、仕訳の入力まで、必ず上長などが承認出来るように、紙なら回付され、システムを使っている場合は承認設定を上長につけるようにしましょう。そうすることで、複数の目を通して同じ資料やデータ、仕訳が確認され、作業者がバタバタと作業していた際には気づけなかったミスも、第三者が冷静な目でチェックすれば気づけることが多いです。まずは経理担当者一人に作業の全責任が集中するような体制をやめ、それぞれの担当者の作業を第三者がチェックする、ダブルチェックの体制を構築しましょう。
自主的にダブルチェックを行うように各自に促していくのはもちろんのことですが、経理に係わってくる書類に必ず上長がチェックしてはんこを押したりサインを入れる場所を入れたり、システム上で上長の承認を経ないと経費の申請や支払の処理が行われないようにしたりして、業務フローそのものにダブルチェックが必ず必要になるようなフローにすることで、ダブルチェックが徹底されます。担当者個人個人が意識的にダブルチェックをするように促しても、どうしても担当者ごろにその取組への本気度はまちまちになりますし、時間が経つと忙しくなってその辺りはなおざりになりやすいので、しっかりとしたチェック体制が重要になります。。
セルフチェックの精度も仕組みづくりで向上させていくことが出来ます。仕訳の一個一個の単位ではなかなか間違いに気づけなくても、例えば毎月勘定科目毎の残高明細を作っていれば、勘定科目の残高明細を作成している最中に、同じ金額の仕訳による貸借対照表の科目が残っていたら、二重計上を疑うことが出来ます。
また、証憑との突き合わせも重要で、入出金などに係わってくる現預金の勘定であれば、月末に預金明細を必ず見て、勘定科目の残高と一致しているのかを確認すれば、仕訳漏れを防ぐことも出来ます。他には、仕訳を入れる紙や経費申請の紙などに間違いやすい箇所に関するチェック項目を入れておくことで、担当者ベースでもチェック項目に印を入れていく過程で、間違えやすい箇所や、過去にミスを起こした箇所についてのセルフチェックを抜け・漏れなく行っていくことが出来ます。
ダブルチェックやセルフチェックでもミスが防げない場合、考えうるのはダブルチェックする側に業務内容に関する知見が不足しており、かつセルフチェックする側でもチェックにかける時間が取れない場合があります。属人的なスキルに基づいて業務が行われ、特定の担当者に業務が集中していて忙しく、一方で上長からはその業務がブラックボックス化しているとミスを防げないだけではなく、後々時間がたってミスがトラブルになることもあるので、可能な限り業務を属人化せず、特に経理業務は継続性や一貫性も大事なので、常にノウハウを複数名で意識的に共有するようにしましょう。
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