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営業などの売上目標とは違い、総務などのバックオフィスでは毎年の目標管理に困るケースが多いようです。本記事では、総務の目標管理をどのように設定するかについて解説していきます。
人事考課に使われることが多い「目標管理制度」（MBO）。
一定の期間で達成すべき目標を設定し、その達成度合いによって人事考課を行うという方式で、多くの企業で採用されています。
このとき、目標については数値など「誰が見てもわかりやすい」ものにすることが肝心です。客観的に評価できない指標だと、上司からの気に入られ具合など、他社だけでなく自分から見ても不公平感のある評価になりやすいからです。
もちろん、場合によっては数値目標を達成されなかったとしても、そこに至るまでのプロセスを評価することもあります。しかしそれはあくまで数値目標が前提となった話であるべきでしょう。
総務部門で数値化できる目標については、以下のものが例としてあげられます。
総務部門は全社におけるオフィスや消耗品などの管理を引き受ける部門です。
総務の実績として最も分かりやすいのは、そこでどれだけ予算を削減・節約したかということを目標にすることです。
経費管理やコスト削減と聞くと、経理部門が管理する立場にありますが、会社で使う経費の費用項目の多くは総務の管轄となっています。
例えば、とある部門の光熱費が際立って高いというような状況があった場合、その原因を突き止めたり、オフィスの引っ越しによって賃貸料を削減したりなどです。
また、各部門で文具などの消耗品をバラバラに購入するよりも、全社で一括購入システムを導入し、販売店から特別割引をしてもらうというような、全社における業務変更ができるのも総務部ならではの業務でしょう。
逆に費用についての削減が、個人ではなく部の目標として示されるかもしれません。
どうやってその数値を達成できるかを考え、必要に応じてアウトソーシングや業務の廃止など、大胆な改革を行うことも考えていきましょう。
業務改善というと、そのプロセスを見られそうに感じるかもしれませんが、業務改善の結果増減する以下の数値は、立派な「数値目標」となります。
・残業時間削減
・会議・ミーティング数の削減
・改善提案の数を増やす
・マニュアルなどを整備することによる、他部門から総務部への問い合わせ数削減
など
特に、日常業務のプロセスを効率化することによる業務時間削減と、営業ラインなど他部門からの問い合わせを減らすことは、総務部としては数値としてカウントしやすい項目です。
目標管理においては、以下のように5つのプロセスが生まれます。このプロセスをきちんと把握した上で目標設定を行う故田尾で、仮に数値目標が達成できなかったとしても、部分点としてのプロセス評価をもらいやすくなるという利点があります。
順番に見ていきましょう
ここで何が問題なのかを洗い出すことで、目標のために闇雲に経費を削減したり、業務を縮小するのではなく、問題解決のためには何をどうすれば良いのかを考えましょう。
具体的になにをどうするかを考えましょう。数値化できるものが良いといっても、達成できそうにない無謀な目標をつい立ててしまいがちです。
経営目標以外の目標策定においては、できる限りは努力次第で実行可能な改善策にするのが、業務改善を行いつつ自身の評価も上げるポイントとなります。
②で決めた内容を実行します。このとき、もし実施が難しかったり、実施途中で状況が変更になった場合は、目標の変更なども含めて上司や人事部に相談しましょう。
改善策を実施した結果、当初問題としていた点は改善できたのかどうかを測定します。
このときに数値目標にしておくと結果の測定は一目瞭然です。
目標に満たない場合、もしくは数値で判断できない場合は、何がどのように改善されたのかという説明をできるようにしておきましょう。
①～④の行程について改めて見直します。
より数値目標を高く設定できそうだったり、ほかに改善すべき業務が見つかったりした場合は、それを次年度の目標に設定しましょう。
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