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企業の大小に関わらず、他の職種から人事に異動を命じられるケースは決して珍しくありません。人事は比較的馴染みのある方が多い職種な一方で、実際当事者になってみると何をすべきか分からないことも多いようです。そこで今回は、特に「中途採用」の担当者になった場合にやるべきこと5選を、基礎から詳しく解説します。
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中途採用担当者とは、文字通り組織で中途採用を担当する人のことを指し、人事部などに配置されることが一般的です。人事部の構成は組織の規模感や方針によってまちまちで、中途採用だけに特化した担当者がいることもあれば、新卒採用など他業務も含めて1人で担うこともあります。
今回は中途採用にフォーカスを当てて、やるべきことを5つにまとめてご紹介します。
まず初めに、採用計画を立案しましょう。採用計画とは、年単位で必要な採用人数およびそれに使うことができる採用予算を策定し、その目標を達成するための行動を決めることです。
採用人数を決める際は、どのポジションに何人必要なのかから確認するようにしましょう。営業部、マーケティング部、管理部といった部署ごとはもちろん、各部署のどのポジションが必要なのかも含めて考慮しなくてはなりません。
とはいえ新任者がいきなり採用の人数や予算を一人で決めることはほとんどありません。採用計画は事業計画や経営に大きく影響を与えるので、経験豊富な人事担当者がいない限りは管理部門長(CFO)や経営陣などが策定していることが一般的なのです。
そのため新任者は、まず立案された採用計画を理解することに努めましょう。
採用計画ができたら、ポジションごとの採用要件を決めます。
主に以下のような項目を決めて、最終的には求人票を作成します。
そのほか、勤務地や福利厚生、休日、業務時間など、ある程度どのポジションにも共通した項目も求人票作成には必要です。
必須経験や必須資格については、今の組織構成や部署体制を鑑みて、「そのポジションで働くにあたって最低限必要なスキル」を持った人材に必要な条件から考えましょう。
「持っているとより一層評価が高くなる」経験や資格が他にある場合は、歓迎経験/歓迎資格として明記することで、より採用の幅を広げることができます。
また求める人物像は、社内の雰囲気や部署に多い性格などから具体的に言語化するようにしましょう。例えば、「明るい人」だけでは応募者が理解しにくいため、「部署横断的に積極的なコミュニケーションができる人」など具体的にしておいた方がミスマッチも避けやすいです。
併せて、この段階で会社の魅力についても言語化しておくことが大切です。事業内容や業務内容における他の会社には無い魅力が求人票に明記しておくことで、応募者への魅力づけやライバルの他社以上の好印象を獲得できるでしょう。
採用要件を決められたら、次に採用手法を選びます。採用手法には様々ありますが、大きく以下に分けることができます。
「選定」と言えど、必ずしもどれか一つの手法に絞るべきというわけではありません。複数の選択肢を持つことで応募者との接点を最大化する必要性もあるからです。
一方で、中途採用には多くの人員を避けない企業がほとんどでしょう。そのため、限られたリソースで運用できる最適な手法を選定するのがオススメです。
ここではそれぞれの手法について、簡単にご紹介していきます。
求人サイトは、企業が求人を掲載できるプラットフォームです。多数の企業が同じサイトに掲載しているので、求職者は様々な条件で比較しながら応募したい求人を見つけることができます。
コストについては、掲載すると費用が発生する掲載課金型で、月額を設定している求人サイトが多いようです。
一定のコストは発生するものの、求人票や企業情報さえ登録しておけば多くの求職者にアプローチできるため、多数の企業が利用しています。
[代表例：indeed,求人ボックスなど]
転職エージェントとは、求職者と企業の双方の代理人として、求職者の転職と企業の採用を成功に導くサービスです。企業にとって求人サイトとの大きな違いは、求職者が直接応募してくるわけではなく、エージェントがフィルタリングした上で求職者を紹介してくれる点です。これによりマッチ率が上がり、無駄な選考への手間を減らせます。
また求職者にとっては、エージェントが希望に合った求人を紹介してくれるため、求人を探す手間を省くことができます。エージェント経由でしか採用していない企業もあるため、他では見つけられない求人を紹介されるのもメリットといえるでしょう。
その分、求人サイトと比較すると企業側のかかるコストは高い傾向にあります。
[代表例：リクルートエージェント,doda,マイナビ転職など]
スカウトは、近年求職者にも浸透しつつある採用手法です。媒体上に登録された求職者の情報を企業が確認し、直接スカウトメールやメッセージを送れる仕組みで、採用したい人材と直接やり取りできるのが魅力です。
スカウト媒体では転職をやや検討している程度の潜在層が多い傾向にありますが、他の採用手法では応募が来づらい求職者と接点を持つことができることから、注目の高い手段となりつつあります。
[代表例：BIZREACH,dodaXなど]
リファラルとは、社内に在籍しているメンバーから知人などを紹介してもらい採用する手段です。コストが最もかからないことから、採用計画の中でも高い優先度に位置づけている企業も多いです。
リファラルはいかに社内のメンバーに認識してもらい動いてもらえるかが、重要なポイントです。
周りに転職を検討している方がいないかを定期的にメンバーに確認したり、リファラルでの採用決定へのインセンティブを付与するなどで、最大化を図りましょう。
そのほかにも、採用イベントへの出展や転職関連のセミナーへの登壇などで応募を集めることが可能です。また、自社のウェブサイトに採用ページを設置している場合は、そこからの自己応募が来るケースもあります。
予算や人的リソース、そして所属する企業のマッチ度に合わせて、適切な採用手法を検討しましょう。
中途採用担当者の仕事においてもっともイメージが付きやすいのが、この応募者の選考でしょう。
基本的には、書類選考から複数回の面接を経て、最終面接に至ります。コロナ禍以降、最終面接以外の面接はオンラインで行うケースが一般的ですが、応募者の雰囲気を知るためにも最終面接は対面で行うことが多いです。
ほかにも、選考要素の無い面談で応募者に企業紹介などを行うカジュアル面談を書類選考の前に設けたり、選考の間で適性検査を実施するケースもあります。これらは企業によって導入の可否が分かれますが、採用要件から見て必要な場合は選考に入れておきましょう。
また選考の全てを中途採用担当者が行うケースは少なく、面接の一部を現場メンバーや部長・課長クラスが、最終面接を社長や役員クラスが実施することも珍しくありません。
ヒアリング項目や合否の見極めポイントを伝えた上で、適切に役割分担するのがオススメです。
選考を経て内定を出す場合、入社までのフォローも中途採用担当者の仕事です。
会社によっては内定の具体的な条件調整をするためのオファー面談を実施する場合もあります。内定を出しても求職者は必ず入社を決定するとは限らないので、このオファー面談で改めて会社の魅力づけも併せて行います。
これは中途採用の担当者が行うことが多いです。
内定を承諾してもらえた場合、入社日までの手続きや連絡も担当します。滞りなく入社してもらえるよう、労務などとも連携しながら対応しましょう。
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中途採用は定型業務が少ないため、同じような一日はほとんどありません。その中で代表的な一日の流れをご紹介します。
中途採用担当者には多くのメールが届きます。応募者との面接・面談の日程調整や問い合わせ、求人サイトからの応募の通知、転職エージェントからの求職者の紹介など、内容は様々です。
そのいずれも中途採用のためには重要なメールなので、朝イチで確認して対応する担当者がほとんどです。
中途採用における各タスクの進捗の管理と、その日のTODOを考えます。採用人数目標から逆算して必要な面接実施数の達成率などを算出し、その達成に向けたアクションを検討します。
面談や面接は基本的に毎日対応することになります。
本人が担当する場合はもちろんですが、他部署のメンバーに対応してもらう場合でも、しっかりと応募者の事前情報や聞いてほしい項目を共有しなくてはなりません。また、面接後の応募者・面接官それぞれの所感も回収して、合否を判断しましょう。
転職エージェントとの打ち合わせでは、求人の応募状況の確認や募集職種ごとのペルソナ(採用したい理想の応募者の条件)の目線合わせ等を行います。これにより、要件にマッチした求職者をエージェントがより一層紹介してくれ、採用も効率化しやすくなります。
求人サイトなどで応募が来た方の書類選考を行います。応募書類のスキルや経験によるフィルタリングと併せて、自己PRやこれまでのキャリアの選択から応募者の志向性を把握し、会社とマッチするかも判断する必要があります。
もちろんこの時間も面談や面接の対応は発生します。在職中の方の場合は昼休憩を活用して昼帯に面接を受けることもあるので、時間調整へのお礼を伝えつつ進めていきましょう。
募集している職種の各部門と、採用や応募の状況についてすり合わせを行います。定期的に行うことで、必要なスキル感の変更や退職予定者の発生などを都度キャッチアップし、現場で今必要とされている方の採用ができるようにすることが目的です。
仕事終わりに面接を受けたい求職者も一定数いらっしゃるため、この時間も少なからず面接対応があります。
特に採用関係の仕事に初めて着任する場合、以下の注意点を抑えておく必要があります。
それぞれ紹介していきます。
面談や面接をはじめとした求職者との接点を持つ際に、中途採用担当者はその会社の代表者として求職者と対峙することになります。そのため会社のイメージや風土が適切に伝わるよう、会社の「顔」としての立場を保つようにしましょう。
所作や話し方はもちろん、服装や髪型についても意識する必要があります。
中途採用では、就職までの経歴に加え職歴も様々な求職者が応募してきます。そのため、これまで身近に接した人には無いようなバックグラウンドを持っている方も少なくありません。
そんな中でどのような経験をしてきたのか、どんな志向性で様々な選択をしてきたのかから、自社にマッチした人材かどうかを判断する必要があります。
特にポテンシャル採用(未経験者の採用枠)の場合は、異職種や異業界の経験でも丁寧にヒアリングしましょう。
特に中途採用では、新卒よりも知識が深い応募者が多いため、会社情報や業務内容についてかなり具体的なことを聞かれることが少なくありません。
明確な回答を伝えることで応募者に安心して判断してもらえるよう、自社のことはなんでも答えられるくらいの自信が持てるほど、把握しておくようにしましょう。
中途採用担当者は目標の採用人数を達成させることが最大の目標ですが、不採用の方をないがしろにしてはなりません。求職者の中には期限を決めて転職活動をしている方も多いので、不採用を決定した時点で通知しましょう。
また、差し支えない範囲で不採用の理由も伝えることで、求職者が納得感を持つだけでなく他の選考にも活かすことができるので、ネガティブなイメージを持たれづらくなります。
上記のような対応をしなくても目の前の採用人数は変わらないかもしれないですが、悪い口コミやSNSへの投稿などが広がり、会社のイメージ低下に繋がる可能性があります。それにより、その後の応募者の減少だけでなく、売上や案件の減少による会社全体へのダメージも与えかねません。
当たり前の対応を当たり前に行うことで、不要なリスクを背負わないようにしましょう。
人事が中途採用以外で行うこととして、主に新卒採用・採用広報・人材育成・人事評価などが挙げられます。
いずれの業務も業務負荷がかなり大きく、組織規模にもよりますが一人で担当するのはかなり難しいです。そのため、何人かで分担して行うのが一般的です。
中途採用で転職エージェントを活用する場合、総合型と特化型のいずれのエージェントも活用するのがオススメです。総合型は職種や業種を限らず転職支援を行っているエージェント、特化型は特定の職種や業種に絞って転職支援をしているエージェントを指します。
総合型は大手で知名度が高いエージェントが多いため、多くの求職者が登録しています。そのため、応募の母数が担保しやすいです。
一方特化型は、総合型ほど登録者は多くないものの経験やスキルを保有した人材の登録が多く、エージェントの職種への理解も高いため、質の担保に役立ちます。
もし経理の採用を検討されている場合は、士業・管理部門特化の転職エージェントである当社ヒュープロを是非ご活用ください。
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